Directive - Comptes du grand livre général

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Entrée en vigueur 1er mars 2015
Auteur/Réviseur Directeur, Comptabilité et Rapports nationaux
Responsable/Propriétaire Vice-président et chef de la direction financière
Règles et procédures, directives connexes Règles et procédures relatives aux états financiers externes
Politique connexe Politique sur la comptabilité et l’information financière

OBJECTIF

La présente directive vise à assurer la conformité à l’échelle de la Société des opérations de création, de suppression et de modification de comptes dans le grand livre général et d’ouverture/fermeture des comptes de GL pour la période.

CHAMP D’APPLICATION

Personnel cible Tout membre du personnel qui utilise le grand livre général
Processus Création, suppression et modification des comptes du grand livre général
Ouverture/fermeture des comptes de GL pour la période
Système SAP
Exception Centre de coûts et Organigramme Technique de Projet (OTP)

ÉNONCÉ

  1. Il ne faut pas créer de nouveaux comptes dans le grand livre pour comptabiliser des initiatives ou des projets de courte durée, ou pour saisir les détails au niveau des départements/services ou des postes en cause.
  2. Les comptes du GL doivent être communs et uniformes à l’ensemble des départements qui inscrivent des opérations/soldes similaires.
  3. La Société doit comptabiliser ses opérations financières dans les comptes du grand livre avec le niveau de détail nécessaire pour respecter les normes de présentation de l’information financière. La création d’un compte dans le grand livre doit faciliter la comptabilisation de l’information financière dans SAP pour les principales parties intéressées en leur fournissant des données dont ils ont besoin ou en facilitant l’accès à ces données.
  4. Il n’est pas nécessaire de créer et de gérer un nouveau compte si un autre système peut fournir cette information de manière fiable et avec un niveau de détail suffisant. Avant de demander la création d’un nouveau compte dans le grand livre, le requérant doit s’assurer :
    1. que le nombre de comptes est gérable;
    2. que l’information nécessaire ne peut être obtenue par d’autres comptes, mécanismes, systèmes ou sous-systèmes financiers.
  5. Les demandes de création de comptes dans le grand livre doivent être adressées par courriel aux responsables suivants :
  6. Le directeur, Comptabilité et Rapports nationaux, doit :
    • approuver la création de tous les nouveaux comptes dans le grand livre et de toutes les modifications apportées aux comptes;
    • s’assurer que les comptes du grand livre sont correctement associés avec les postes des états financiers externes;
    • s’assurer que tous les centres de coûts ont été associés à des comptes du grand livre;
    • s’assurer que les éléments d'organigramme technique de projet (OTP) de SAP sont associés avec les centres de coûts définis dans SAP;
    • s’assurer de la révision périodique de la charte de compte;
    • analyser les comptes du grand livre et les centres de coûts inactifs;
    • supprimer les comptes du grand livre et les centres de coûts qui ne sont plus requis.

Réouverture du grand livre

  1. Le grand livre est fermé chaque mois selon un calendrier incluant une date prédéterminée de clôture des comptes.
  2. Si le grand livre doit être ouvert de nouveau pour inscrire une écriture après la date de clôture fixée, le contrôleur national ou le directeur, Comptabilité et Rapports nationaux, doit approuver la demande de réouverture envoyée au groupe Données de base de SAP.
  3. Le groupe Données de base de SAP donnera accès au grand livre au plus petit nombre possible d’employés des Finances de CBC/Radio-Canada.
  4. Le grand livre sera fermé au premier des événements suivants :
    1. après l’inscription des écritures
    2. à la fin du jour ouvrable de sa réouverture.

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toutes questions relatives à l’interprétation ou à l’application de la présente directive s’adresser au directeur, Comptabilité et Rapports nationaux.
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