Directive - Écritures de journal manuelles

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Entrée en vigueur 1er mars 2015
Auteur/Réviseur Directeur, Politiques et Contrôles internes
Responsable/Propriétaire Vice-président et chef de la direction financière
Règles et procédures, directives connexes Règles et procédures relatives aux états financiers externes
Politique connexe Politique sur la comptabilité et l’information financière

OBJECTIF

La présente directive vise à assurer la conformité dans l’ensemble de la Société des procédures régissant la préparation, la pertinence des documents d’accompagnement, les délais d’inscription et l’approbation des écritures de journal manuelles.

CHAMP D’APPLICATION

Personnel cible Tout membre du personnel qui procède à une écriture de journal manuelle et/ou à la surveillance de ces écritures.
Processus Préparation, pertinence de la documentation d’accompagnement, approbation, inscription dans les délais prévus et surveillance des écritures de journal manuelles
Système SAP
Exceptions Les écritures de journal inscrites automatiquement dans le grand livre (GL) par le grand livre auxiliaire, un système ou un module de soutien et/ou une interface entre systèmes.

La présente directive ne s’applique pas aux transactions de transfert (KB61 et KB11N) qui sont inscrites dans le module CO (Contrôle de gestion) de SAP et servent à réaffecter des coûts ou à gérer la facturation interne.

DÉFINITIONS

Écritures de consolidation : Écritures de journal servant à ajuster les résultats finaux pour refléter des événements ayant une incidence sur l’entreprise ou pour appliquer adéquatement les IFRS, qui ne seront toute suite pas inscrites au grand livre et qui le seront à une date ultérieure et non pendant la période en cours (cette catégorie peut comprendre des « ajustements importants ».)

Écritures de journal récurrentes : Écritures de journal connues et attendues qui doivent être inscrites manuellement au grand livre sur une base régulière.

Écritures de journal non récurrentes : Écritures de journal qui doivent être inscrites manuellement au grand livre de façon ponctuelle en fonction des opérations à inscrire et/ou en vue de d’ajuster les résultats pour appliquer adéquatement les IFRS.

Écritures de journal importantes : Écritures de journal qui incluent un élément d’une valeur de plus de 5 M$ et/ou qui sortent de l’ordinaire, sont complexes, ont été préparées par de nouveaux employés, ont trait à des processus ou normes comptables récemment mis en œuvre, et/ou qui ont des répercussions importantes sur l’information présentée dans les notes afférentes aux états financiers.

ÉNONCÉ

Préparation des écritures de journal

  1. Toutes les écritures de journal doivent inclure les informations suivantes :
    • des montants exacts et étayés par des calculs ainsi que par des annexes pertinentes, complètes, claires et concises, et/ou, des explications compréhensibles par une personne possédant des connaissances générales en finances;
    • des renvois aux normes IFRS ou autres directives applicables;
    • la période visée par l’écriture (mois, trimestre, cumul annuel) ou la période d’ajustement visée;
    • les montants de chaque élément de l’écriture qui renvoient clairement à la documentation de référence ou aux annexes fournies;
    • le nom de l’auteur de l’écriture de journal ou de la personne qui l’a préenregistrée;
    • la date de réalisation ou de présentation.
  2. Le format de présentation doit respecter les exigences en matière d’inscription des données (outils de téléversement/modèle, etc.) :
    • Tous les champs obligatoires doivent être remplis.
    • L’entête de l’écriture de journal dans SAP doit fournir une brève description de l’écriture.
    • Les données doivent respecter le format et la structure prescrits.
  3. Les écritures de journal récurrentes doivent concorder avec les écritures antérieures de même nature. Le personnel des Finances doit indiquer dans les documents d’accompagnement ou dans la description de l’écriture qu’il s’agit d’une écriture récurrente et que les paramètres sont inchangés (p. ex. : la logique et/ou la méthode de calcul utilisée demeurent valides d’une période à l’autre). Tout changement doit être clairement expliqué et vérifié par le personnel des Finances, et approuvé de manière appropriée.
  4. Les écritures de journal récurrentes doivent être accompagnées d’un calendrier des paiements ou des écritures récurrentes. Elles ne doivent pas couvrir des périodes dépassant l’exercice en cours. Au besoin, l’écriture récurrente peut être reprogrammée au début de la période suivante.

Examen et approbation des écritures de journal (inscription)

  1. Toutes les écritures doivent être examinées et approuvées par un autre membre du personnel des Finances avant d’être inscrites aux livres. Dans le cas des écritures récurrentes, un seul examen et une seule approbation à l’inscription initiale sont nécessaires.
  2. Pour assurer une bonne séparation des tâches, les écritures de journal ne doivent pas être préparées/préenregistrées et approuvées/inscrites par la même personne.
  3. La personne qui examine ou approuve l’écriture doit s’assurer que les documents d’accompagnement fournis respectent les exigences de la présente directive.
  4. Si la personne qui examine ou approuve l’écriture ne possède pas les connaissances ou l’expérience requise pour ce faire (par exemple, dans le cas d’une écriture qui requière des connaissances très techniques,), elle doit demander à quelqu’un possédant les connaissances requises de le faire à sa place.
  5. La personne qui examine ou approuve l’écriture de journal doit être de niveau hiérarchique égal ou supérieur à celle qui la prépare et elle doit détenir la délégation des pouvoirs financiers fonctionnels appropriés.
  6. La personne qui approuve l’écriture de journal doit documenter son examen afin d’attester son caractère raisonnable et exact, et confirmer avoir vérifié les documents d’accompagnement.
  7. Si l’écriture de journal a été examinée et approuvée par une autre personne que celle qui l’a inscrite, les signatures ou approbations physiques doivent être apposées avant l’inscription et conservées.
  8. Le fait d’inscrire une écriture de journal dans SAP représente la preuve de l’approbation.

Écritures de consolidation (Finances nationales)

  1. Lorsqu’une écriture de journal est nécessaire, mais qu’elle n’a pas été inscrite dans le grand livre dans la période comptable appropriée, le groupe Comptabilité et Rapports nationaux doit procéder à une écriture de consolidation au cours de la période suivante et conserver une preuve que cette écriture a été inscrite subséquemment.
  2. Le directeur, Comptabilité et Rapports nationaux, ou le contrôleur national doit examiner et approuver toutes les écritures de consolidation.

Exceptions

Dans des circonstances exceptionnelles où les règles de la présente directive ne peuvent être respectées intégralement (par exemple, dans les bureaux à l’étranger qui ont un personnel limité), le personnel des Finances responsable des secteurs touchés doit compenser en déployant des mesures de contrôles compensatoires ou des procédés appropriés afin d’assurer l’examen et l’approbation des écritures.

Séparation de tâches

  1. Lorsque les exigences opérationnelles ne permettent pas une séparation complète des tâches, et qu’il en résulte que la préparation et l’approbation sont réalisées par la même personne, cette dernière doit en informer son supérieur ainsi que le directeur, Politiques et Contrôles internes.
  2. Le supérieur doit alors examiner et approuver les écritures de journal en question ou mettre en place des contrôles compensatoires appropriés pour atténuer les écarts aux exigences de séparation des tâches. L’examen ainsi effectué peut être attesté par courriel.

Approbation des écritures de journal

  1. Si la personne possédant la délégation des pouvoirs financiers fonctionnels requise n’est pas disponible pour inscrire et approuver l’écriture de journal dans SAP, le gestionnaire de la DPF fonctionnel peut déléguer temporairement son pouvoir d’approbation à une autre personne par courriel. Cette délégation ne peut en aucun cas devenir permanente.
  2. Le courriel de délégation du pouvoir d’approuver et d’inscrire les écritures de journal doit être conservé avec les écritures correspondantes et/ou rangé dans un classeur ou un dossier centralisé.
  3. Dans les rares cas où la personne qui approuve une écriture est de niveau inférieur à son auteur, l’autorisation donnée par courriel par le premier directeur ou directeur général, Finances, ou son délégué, doit être conservée comme attestation. Même dans ce cas, l’approbateur doit détenir la délégation des pouvoirs financiers fonctionnels requise pour inscrire l’écriture de journal.

Surveillance des écritures de journal

  1. Chaque trimestre, les premiers directeurs et directeurs généraux responsables de l’information financière, ou leurs délégués, doivent confirmer que:
    1. Toutes les écritures de journal nécessaires, y compris les écritures standards et récurrentes, ont été inscrites;
    2. Ils ont procédé à l’examen de toutes les écritures de journal importantes pour assurer leur conformité aux exigences de préparation, d’examen et d’approbation contenues dans la présente directive;
    3. L’examen effectué a été documenté et les preuves attestant son existence sont conservées et disponibles en tout temps.
  2. Le groupe Données de base de SAP doit s’assurer que les contrôles suivants sont appliqués :
    1. La fonction de séparation des préenregistrements et des inscriptions d’écritures dans SAP;
    2. Toute réouverture du grand livre de SAP doit être dûment approuvée conformément à la Directive sur les comptes du grand livre général.
  3. Chaque trimestre, le directeur, Politiques et Contrôles internes, doit prendre les mesures suivantes:
    1. Recueillir et conserver les confirmations d’examen des écritures de journal de chacun des premiers directeurs et directeurs généraux responsables de l’information financière.
    2. Fournir à chacun des premiers directeurs et directeurs généraux responsables de l’information financière une liste des écritures à analyser, incluant :
      1. toutes les écritures de journal importantes;
      2. les écritures inscrites après la date de clôture du grand livre en fin de trimestre;
      3. tout écart possible aux règles de séparation des tâches dans les cas où le préenregistrement et l’inscription des écritures ont été effectués par la même personne ou lorsqu’une écriture a été inscrite sans d’abord avoir été préenregistrée;
      4. tout autre paramètre, rapport ou mesure dont l’examen est jugé nécessaire, le cas échéant.
  4. Il incombe au contrôleur national de s’assurer qu’un processus est en place pour détecter les écritures de journal plus risquées, afin de déceler les failles dans les contrôles ou les indices de fraude, et, le cas échéant, trouver des améliorations pouvant être apportées aux processus.

DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Pour toutes questions relatives à l’interprétation ou à l’application de la présente directive s’adresser au directeur, Politiques et Contrôles internes.

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