Politique sur le paiement et le remboursement des dépenses des employés

Date d’entrée en vigueur : 26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

La présente politique renferme des énoncés généraux pour chaque sujet. Suivez les liens à la fin de chaque section pour consulter les règles, les procédures et les directives détaillées.

APPLICATION

La présente politique s’applique à tous les employés de CBC/Radio-Canada concernant les sujets suivants :

  1. Événements
  2. Représentation
  3. Déplacements d’affaires
  4. Conférences et autres événements organisés par des parties de l’externe
  5. Adhésion à une organisation professionnelle ou commerciale
  6. Services au personnels
  7. Cadeaux, dons et prix offerts aux employés
  8. Cadeaux offerts à des tiers
  9. Cadeaux offerts par des partenaires d’affaires et/ou fournisseurs

La présente politique s’applique aussi à toutes les autres personnes qui effectuent un déplacement et/ou qui engagent des dépenses pour le compte de CBC/Radio-Canada.

Les politiques et procédures énoncées dans les conventions collectives s’appliquent aux employés syndiqués si elles diffèrent de la présente politique et des règles, procédures et directives connexes.

DÉFINITIONS

Invité de l’externe : personne qui n’est pas employée de CBC/Radio-Canada et qui est invitée à un événement. Ne comprend pas les consultants, les formateurs ou les conférenciers qui animent un événement qui concerne uniquement CBC/Radio-Canada.

Gestionnaire : personne dont un employé relève dans la hiérarchie organisationnelle. Le gestionnaire doit posséder une délégation des pouvoirs financiers (DPF).

Frais d’accueil : coût des aliments et des boissons offerts dans le cadre d’un événement.

OBJECTIF

Assurer que le paiement des dépenses des employés par CBC/Radio-Canada ou le remboursement par la Société des dépenses des employés sont conformes aux bonnes pratiques de gestion. Selon les bonnes pratiques de gestion, toutes les dépenses doivent :

  • être directement liées aux activités de la Société;
  • être gérées avec prudence;
  • représenter la façon la plus économique et la plus efficace d'utiliser les fonds publics;
  • soutenir l’examen public.

ÉNONCÉ

Les dépenses doivent être engagées et approuvées au nom de la Société conformément à la présente politique. Ainsi, les employés sont responsables, à l’égard de la Société, de soumettre des demandes de remboursement des dépenses qui respectent, dans chaque cas, la présente politique; les gestionnaires ont la responsabilité d’observer la présente politique lorsqu’ils approuvent les demandes de remboursement.

La soumission ou l’approbation d’une demande de remboursement des dépenses qui contrevient à la présente politique peut constituer un acte de fraude à l’égard de la Société et fera l’objet d’une enquête en vertu de la politique 2.3.11 Fraude et Vol.

Dans le cadre de l’établissement de son plan de gestion annuel, le vice-président de la composante doit approuver les budgets affectés respectivement aux déplacements, aux frais d’accueil et aux conférences.

I. Événements

Événement : toute réunion officielle d’employés de CBC/Radio-Canada (à laquelle des invités de l’externe peuvent participer). Les événements comprennent : les réunions de planification, les réunions de gestion, les séances de réflexion pour le personnel, les réceptions pour le personnel, les réceptions d’affaires, les repas dans les établissements de CBC/Radio-Canada ou à l’extérieur. Les événements ne comprennent pas ceux qui ont essentiellement pour but de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada (ceux-ci sont visés par la Directive relative à la représentation). Les coûts associés aux événements se rapportent aux frais d’accueil, à la location de locaux, aux déplacements et à d’autres coûts directement liés aux événements.

Dans certaines circonstances, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada de recevoir à ses frais des personnes de l'extérieur et de payer les frais de déplacement et/ou d’accueil à son personnel.

Ces événements ont pour but de contribuer à améliorer la position de la Société dans la collectivité ou à resserrer les liens d’affaires. En tant que représentant de la Société, tout employé prenant part à des événements et à des activités d’accueil doit remplir ses fonctions de manière à préserver ou à rehausser la réputation de CBC/Radio-Canada (voir 2.2.21 Code de conduite).

Pour plus d ’informations, consulter les Règle relative aux événements. Par ailleurs, les déplacements nécessaires pour assister à un événement doivent aussi être conformes aux Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.

II. Représentation

Représentation : désigne les événements, les activités d’accueil et/ou les déplacements, tenus en présence d’invités de l’externe, qui ont essentiellement pour but de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada.

Pour atteindre ce but, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada de recevoir à ses frais des personnes de l’extérieur. En tant que représentant de la Société, tout employé prenant part à des activités de représentation doit remplir ses fonctions de manière à préserver ou à rehausser la réputation de CBC/Radio-Canada (voir 2.2.21 Code de conduite).

Pour plus d ’informations, consulter la Directive relative à la représentation. Par ailleurs, les déplacements nécessaires pour assister à une activité de représentation doivent aussi être conformes aux Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.

III. Déplacements d’affaires

Déplacement d’affaires : déplacement effectué pour le compte de CBC/Radio-Canada par un employé à l’extérieur de son lieu et de son environnement de travail habituel.

Déplacement local : déplacement à l’intérieur de la région où se situe le lieu et l’environnement de travail habituel de l’employé dans le cas où il doit utiliser le taxi, le transport en commun, son véhicule personnel ou un véhicule de fonction comme moyen de transport dans le cadre des activités quotidiennes de la Société (p. ex., déplacements à l’intérieur du Grand Toronto/du Grand Montréal et dans les banlieues périphériques).

Voyageur : employé de CBC/Radio-Canada ou une autre personne qui effectue un déplacement d’affaires ou un déplacement local autorisé pour le compte de CBC/Radio-Canada.

Les voyageurs doivent être traités de façon cohérente et équitable, et obtenir le remboursement des frais légitimes, nécessaires et raisonnables occasionnés par des déplacements qui sont en lien direct avec les activités de CBC/Radio-Canada.

Pour plus d’informations, consulter les Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.

IV. Conférences et autres événements organisés par des parties de l’externe

Conférence : convention, séminaire, symposium ou autre rassemblement officiel, habituellement organisé par une partie externe à CBC/Radio-Canada, dans lequel les participants débattent de l’évolution d’une discipline se rapportant aux activités de CBC/Radio-Canada (p. ex. journalisme, technologies, gestion) ou en sont informés. Les réunions d’affaires et les séminaires ou cours à des fins de formation ne sont pas considérés comme des conférences.

Les autres événements organisés par des parties de l’externe peuvent inclure des événements comme des galas, des projections, des cérémonies de remise de prix, etc.

Les conférences et autres événements de l’externe sont des occasions uniques d’échange, de débat ou de discussion à propos de questions professionnelles ou spécialisées, ou de reconnaissance au sein d’une industrie, permettant entre autres d’établir et d’entretenir des relations d’affaires essentielles à la continuité des activités de la Société.

CBC/Radio-Canada paie ou rembourse les frais d’inscription à une conférence ou autres événements quand la participation de l’employé est une exigence liée au poste qu’il occupe ou lui sera utile dans l’exécution de ses fonctions.

Pour plus d’informations, consulter les Règles et procédures relatives à la participation à des conférences et à d’autres événements organisés par des parties de l’externe. Par ailleurs, les déplacements nécessaires pour y assister doivent aussi être conformes aux Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.

V. Adhésion à une organisation professionnelle ou commerciale

La Société paie ou rembourse le coût de l'adhésion d'un employé à une organisation professionnelle, commerciale ou autre, lorsque cette adhésion est une exigence liée au poste qu'il occupe ou qu’elle est essentielle à l’exécution de ses fonctions.

Les frais sont remboursés lorsque l’adhésion :

  • est directement liée au poste de l'employé, l'habilite à exercer ses fonctions et permet de maintenir des adhésions ou des accréditations à des associations professionnelles;
  • est nécessaire pour faciliter la recherche de matériel pour les émissions et la recherche sur les cotes d'écoute et les auditoires pour la mise en marché ainsi que pour la planification et la promotion des ventes; ou
  • donne la possibilité aux journalistes d'accéder à des formations et à des services journalistiques.

Dans la mesure du possible, on favorise des adhésions collectives pour obtenir les avantages requis à un coût généralement plus bas.

La Société ne paie pas ni ne rembourse les adhésions à des programmes de récompenses (comme ceux offerts par des sociétés émettrices de cartes de crédit ou des transporteurs aériens).

VI. Services personnels

CBC/Radio-Canada ne paie pas ni ne rembourse les biens ou les services fournis aux employés à leur domicile ou dans leur véhicule personnel, y compris, mais sans s'y limiter :

  • les services d’accès à Internet, de distribution par câble ou par satellite, de lecture en continu, de radio par satellite, de téléphone ou autres services personnels de même nature;
  • les imprimantes utilisées au domicile;
  • les achats ou abonnements personnels ayant trait à des livres, à des journaux ou à des revues.

VII. Cadeaux, dons et prix offerts aux employés

La Société offre des cadeaux à ses employés pour souligner leurs longs états de service (25 et 35 ans) ou des prix pour leur apport exceptionnel.

La Société offre des fleurs aux familles des employés ou des dons (au lieu de fleurs) à des organismes de bienfaisance de leur choix en guise de témoignage de sympathie dans le cas du décès ou d’une maladie grave d’un employé.

Pour plus d’informations, consulter les Règles et procédures relatives aux cadeaux, aux dons et aux prix pour les employés.

VIII. Cadeaux offerts à des tiers

Dans certaines circonstances, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada d’offrir des cadeaux ou des témoignages d’appréciation à des tiers partenaires d’affaires. Ces cadeaux sont limités aux articles de promotion de la marque CBC/Radio-Canada ou à des biens de moins de 100 $.

Sont exclus les cadeaux offerts à des tiers lorsque le but principal est de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada (ceux-ci sont visés par la Directive relative à la représentation).

IX. Cadeaux offerts par des partenaires d’affaires et/ou fournisseurs

Les employés de CBC/Radio-Canada ne doivent pas accepter que les partenaires d’affaires et/ ou fournisseurs de la Société paient leurs déplacements, leurs repas, leur hébergement ou autre cadeau si les frais engagés dépassent 200 $. Il est interdit d’accepter un cadeau d’un partenaire d’affaires et/ou fournisseur prenant part, ou sur le point de prendre part, à une demande de propositions.

Il peut y avoir d’autres circonstances dans lesquelles les employés doivent refuser un cadeau. Par conséquent, les employés doivent toujours consulter les politiques 2.2.3. Conflits d’intérêts et questions de déontologie, et 1.1.12. Frais de mission, de même que leur gestionnaire, pour déterminer s’il existe un conflit d’intérêts réel ou une apparence de conflit d’intérêts.

Utilisation des cartes de crédit institutionnelles

Les employés doivent porter leurs dépenses à leur carte de crédit institutionnelle chaque fois que cela est possible.

Pour plus d’informations, consulter les Règle relative à la carte de dépenses de l'employés.

Surveillance

Toutes les demandes de remboursement des dépenses présentées en vertu de la présente politique, ainsi que des règles, procédures et directives connexes, sont soumises à des vérifications aléatoires de conformité sur une base trimestrielle.

Divulgation

Le total des dépenses engagées pour les déplacements (à l’exclusion des déplacements liés à la programmation), l’accueil et la participation à des conférences pour le compte de CBC/Radio-Canada est divulgué annuellement sur le site web externe dans la section sur la divulgation proactive.

Dérogations

Toute dérogation à la présente politique, ainsi qu’aux règles, procédures et directives connexes, doit être préautorisée par le vice-président de la composante concernée au moyen du au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, qui sera joint à la demande de remboursement des dépenses.

Il arrive exceptionnellement que des dérogations soient imprévues et ne puissent donc être préautorisées. Elles doivent alors être approuvées après les faits par le vice-président de la composante au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, qui sera joint à la demande de remboursement des dépenses.

Le bureau de chaque vice-président doit avoir un mécanisme approprié de surveillance des dérogations pour récupérer et consigner les renseignements suivants :

  1. Le nom de l'employé visé par la dérogation;
  2. La nature et la description détaillée de la dérogation;
  3. La justification de la dérogation;
  4. Le montant des dépenses;
  5. Le nom du vice-président qui a approuvé la dérogation.

Chaque trimestre, les bureaux de chaque vice-président doivent remettre à leur agent financier local les renseignements exigés pour qu’il en fasse l’examen et les consigne. L’agent financier local doit ensuite soumettre les formulaires de dérogation à la vice-présidente principale et CDF ainsi qu’au bureau du contrôleur.

INSTRUMENTS DE POLITIQUE AUXILIAIRES

OUTILS

REFERENCES

HISTORIQUE

La présente politique remplace la Politique sur le paiement et le remboursement des dépenses des employés (1er avril 2016).

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’interprétation ou l’application de la présente politique, s’adresser au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca

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