Règles et procédures relatives à la participation à des conférences et à d’autres événements organisés par des parties de l’externe

Entrée en vigueur : 26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Conférence : c onvention, séminaire, symposium ou autre rassemblement officiel, habituellement organisé par une partie externe à CBC/Radio-Canada, dans lequel les participants débattent de l’évolution d’une discipline se rapportant aux activités de CBC/Radio-Canada (p. ex. : journalisme, technologies, gestion) ou en sont informés. Les réunions d’affaires et les séminaires ou cours à des fins de formation ne sont pas considérés comme des conférences.

Les autres événements organisés par des parties de l’externe peuvent inclure des événements comme d es galas, d es projections, d es cérémonies de remise de prix, etc.

Les conférences et autres événements externes sont des occasions uniques d’échange, de débat ou de discussion à propos de questions professionnelles ou spécialisées, ou de reconnaissance au sein d’une industrie, permettant entre autres d’établir et d’entretenir des relations d’affaires essentielles à la continuité des activités de la Société.

CBC/Radio-Canada paie ou rembourse les frais d’inscription à une conférence ou autres événements quand la participation de l’employé est une exigence liée au poste qu’il occupe ou lui sera utile dans l’exécution de ses fonctions.

Par ailleurs, les déplacements nécessaires pour assister à une conférence doivent aussi être conformes aux Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.


AUTRES DÉFINITIONS

Carte de crédit à utilisateurs multiples : carte de crédit institutionnelle, et non personnelle, utilisée dans le cadre d’activités liées aux affaires, telles que des conférences, des services de traiteur, des réservations de chambres d’hôtel pour des groupes nombreux et la location de multiples véhicules.

RÈGLES ET PROCÉDURES

Il importe de réduire au minimum les coûts associés aux conférences ou autres événements, en prêtant notamment attention au nombre de participants ainsi qu’à la fréquence et à l’emplacement des conférences. Toutes les dépenses engagées par la participation doivent être conformes aux bonnes pratiques de gestion.

  1. Avant de s’inscrire à une conférence ou autres événements, les employés doivent soumettre une demande de préautorisation (Formulaire Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements) au directeur général ou au vice-président de leur composante (s’il n’y a pas de directeur général). À cette fin, la demande doit inclure les renseignements suivants :
    1. la date;
    2. l’emplacement;;
    3. les justifications professionnelles de la participation à la conférence ou l’événement;
    4. les noms des participants et leurs services (note : une demande commune doit être présentée lorsque plusieurs employés souhaitent participer à la même conférence ou au même événement);
    5. le coût estimatif total de la participation à la conférence ou à l’événement(c.-à-d. les frais d’inscription et les frais de déplacement, le cas échéant);
    6. l’approbation pour séjourner au lieu de la conférence (si cela est plus économique/pratique que de loger dans un hôtel privilégié, lorsque tous les autres coûts ont été pris en considération). Les voyageurs peuvent déroger à la règle d’utiliser le fournisseur de services de voyage désigné si le tarif pour la conférence ou l’événement est plus économique.
  2. Lorsque le paiement peut être effectué au moyen d’une carte de crédit individuelle, le titulaire d’une carte de crédit institutionnelle est tenu d’y porter les frais d’inscription.
  3. Les employés doivent inclure les renseignements ci-dessous dans toutes leurs demandes de remboursement de dépenses:
    1. La date;
    2. La raison de la conférence ou de l’événement;
    3. Les noms et services des participants;
    4. Les pièces justificatives, y compris les reçus originaux des fournisseurs;
    5. Le code approprié;
    6. Formulaire signé de Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements , le cas échéant;
    7. Formulaire signé de Dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, le cas échéant.
  4. Les gestionnaires responsables d’approuver les demandes de remboursement des frais d‘inscription à une conférence ou un événement et des frais de déplacement connexes doivent s’assurer que les présentes Règles et procédures sont observées.
  5. Lorsque les conférences ou les événements sont facturés ou payés à l’aide d’une carte de crédit à utilisateurs multiples le(s) formulaire(s) signé(s), le cas échéant, doit(vent) être ajouté(s) dans le portail d’approbation des factures en ligne ou joint à l’état de compte de la carte de crédit.
  6. Toute dérogation aux présentes Règles et procédures doit être préautorisée par le vice-président de la composante au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés.

OUTILS

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l'interprétation ou l'application des présentes Règles et procédures, s'adresser au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca.

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