Règles et procédures relatives aux déplacements d'affaires

Entrée en vigueur : 26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Déplacement d’affaires : déplacement effectué pour le compte de CBC/Radio-Canada par un employé à l’extérieur de son lieu et de son environnement de travail habituel.

Déplacement local : déplacement à l’intérieur de la région où se situe le lieu et l’environnement de travail habituel de l’employé dans le cas où il doit utiliser le taxi, le transport en commun, son véhicule personnel ou un véhicule de fonction comme moyen de transport dans le cadre des activités quotidiennes de la Société (p. ex., déplacements à l’intérieur du Grand Toronto/du Grand Montréal et dans les banlieues périphériques).

Voyageur : employé de CBC/Radio-Canada ou une autre personne qui effectue un déplacement d’affaires ou un déplacement local autorisé pour le compte de CBC/Radio-Canada.

Les voyageurs doivent être traités de façon cohérente et équitable, et obtenir le remboursement des frais légitimes, nécessaires et raisonnables occasionnés par des déplacements qui sont en lien direct avec les activités de CBC/Radio-Canada.


AUTRES DÉFINITIONS

Autorisation générale de voyager (AGV) : autorisation permettant de satisfaire aux exigences de préautorisation lorsqu’il ne serait pas pratique de préautoriser chaque déplacement (p. ex. dans le cas des gestionnaires qui se déplacent deux fois par mois, ou plus souvent, entre Ottawa, Montréal et Toronto pour superviser leurs employés, ou encore des gestionnaires ou des employés qui ont la responsabilité d’une région étendue qu’ils doivent parcourir fréquemment).

Allocation pour véhicule : allocation mensuelle, versée à des employés dans des rôles spécifiques préalablement identifiés, couvrant tous les coûts d’utilisation d’un véhicule personnel dans l’exécution quotidienne des activités professionnelles.

Déplacement urgent : déplacement pour permettre à la Société de réagir rapidement (dans les 24 heures) à des événements urgents et imprévus qui nécessite un déplacement sans délai des employés dont les compétences ou les services sont nécessaires pour assurer la santé, la sûreté et/ou la sécurité (p. ex. réparation urgente d’un pylône de transmission ou règlement immédiat d’un dossier juridique qui exige la présence de la personne).

Carte de crédit institutionnelle d’employé : carte de crédit fournie à un employé en vue de couvrir ses dépenses individuelles engagées dans le cadre de ses activités et déplacements pour CBC/Radio-Canada.

Déplacement collectif : déplacement d’un groupe d’au moins 10 personnes à des fins professionnelles, pour lesquelles des chambres d’hôtel et/ou une salle de réunion à l’extérieur doivent être prévues.

Réservation de chambre d’hôtel garantie : réservation d’une chambre d’hôtel qui est garantie jusqu’à l’enregistrement de l’hôte.

Allocation pour frais divers : allocation accordée, dans le cadre de l’indemnité des voyageurs, pour couvrir des coûts qui peuvent être attribués à un déplacement d’affaires, mais qui ne sont pas visés par les présentes Règles et procédures. L’allocation compense donc certaines dépenses engagées pendant la durée du déplacement nécessaire, notamment, mais sans s’y limiter, les pourboires, les services de blanchissage et de nettoyage à sec, la tonte de la pelouse, le déneigement, la surveillance du domicile, l’arrosage des plantes, les services postaux, les soins aux animaux, les services de branchement des télécommunications et l’expédition d’effets personnels.

Carte de crédit à utilisateurs multiples : carte de crédit institutionnelle, et non personnelle, utilisée dans le cadre d’activités liées aux affaires, telles que des conférences, des services de traiteur, des réservations de chambres d’hôtel pour des groupes nombreux et la location de multiples véhicules.

Déplacement lié à la programmation : déplacement directement lié aux activités de production, de contenus télévisuels, radiophoniques et numériques et la prestation de services de diffuseur hôte (p. ex. réalisateurs, journalistes, animateurs, caméramans, éclairagistes, etc.) Sont exclus les déplacements des gestionnaires qui n’ont pas trait à des émissions précises, et dont les coûts ne sont pas portés à ces émissions.

RÈGLES ET PROCÉDURES

Les bonnes pratiques de gestion doivent encadrer les déplacements d’affaires. L’une d’elles consiste à examiner, dans le cadre du processus de préautorisation d’un déplacement, diverses solutions pour éviter ou réduire au minimum le déplacement, et les frais s’y rapportant. Parmi les solutions à envisager, mentionnons la tenue de réunions à distance, le choix du moyen de transport le plus économique et le plus pratique, et la restriction du nombre de voyageurs selon ce qui est approprié.

  1. Les déplacements effectués pour le compte de la Société doivent être préautorisés comme suit :

    Catégorie de déplacement

    Préautorisation requise

    LIÉ À LA PROGRAMMATION

    Déplacement lié à la programmation

    Préautorisation non requise

    NON LIÉ À LA PROGRAMMATION

    Déplacement local

    Verbale, par le gestionnaire

    Déplacement d’affaires au Canada

    Par voie électronique1 ou écrite2 par le gestionnaire

    Déplacement d’affaires à l’extérieur du Canada

    Écrite2, par le vice-président de la composante

    Déplacement d’affaires par un vice-président au Canada

    Préautorisation non requise

    Déplacement d’affaires par un vice-président à l’extérieur du Canada

    Écrite2, par le président-directeur général

    Déplacement urgent

    Verbale, par le gestionnaire

    1. TripPass - Les déplacements pour lesquels les réservations sont faites auprès du fournisseur de services de voyage de CBC/Radio-Canada (HRG) sont acheminés électroniquement, de façon automatique, au gestionnaire de l’employé pour la préautorisation.
    2. On doit utiliser le formulaire Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements.
    Note : L’autorisation générale de voyager (AGV) peut servir à satisfaire les exigences de préautorisation. On obtient une AGV en soumettant le formulaire Demande d’autorisation générale de voyager.

  1. Les voyageurs qui possèdent une carte de crédit institutionnelle doivent payer toutes les dépenses engagées dans le cadre de leurs déplacements d’affaires au moyen de cette carte, partout où elle est acceptée.
  2. Les voyageurs n’ont pas droit à une indemnité de repas ou au remboursement de dépenses, comme les tarifs aériens et ferroviaires, si les dépenses ont déjà été payées par la Société ou par un autre fournisseur.
  3. Toutes les demandes de remboursement doivent comporter les justifications suivantes :
    1. Le motif du déplacement;
    2. Les reçus originaux des fournisseurs pour chaque dépense (sauf les indemnités de repas et kilométriques);
    3. Le codage approprié;
    4. Le formulaire d’AGV approuvé (ou le numéro d’AGV), le cas échéant;
    5. Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés approuvé, le cas échéant; et
    6. Le Formulaire Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements (pour les déplacements non liés à la programmation qui n’ont pas été réservés avec le fournisseur de services de voyage de la société).
  4. Les gestionnaires qui approuvent les demandes de remboursement doivent en vérifier leur conformité aux présentes Règles et procédures.

LIGNES DIRECTRICES

Les voyageurs devraient soumettre leur demande de remboursement des frais de déplacement dans les dix jours suivant leur retour (à l’exception des correspondants à l’étranger, qui ne sont pas tenus de respecter ce délai de dix jours). La soumission en temps opportun des rapports de dépenses est particulièrement importante en fin de mois et pour les membres de l’équipe de la haute direction assujettie à la divulgation proactive de leurs frais de voyage et d'accueil.

I. Autorisation générale de voyager (AGV)

Une autorisation générale de voyager (AGV) peut être accordée pour les déplacements continus ou récurrents lorsqu’il ne serait pas pratique d’obtenir chaque fois une préautorisation.

  1. Le gestionnaire, en consultation avec l’agent financier local, demande l’AGV.
  2. Le vice-président de la composante et le contrôleur national doivent approuver toutes les AGV.

II. Réservations du déplacement d’affaires

  1. Toutes les réservations pour les déplacements d’affaires autorisés (c.-à-d. transport aérien, y compris les passes de vols, transport ferroviaire, location de véhicules et hébergement), y compris les annulations et les modifications, doivent être effectuées par l’entremise du fournisseur de services de voyage privilégié de la Société (notamment au moyen de l’outil de réservation en ligne).
  2. Les voyageurs sont autorisés à s’adresser directement au transporteur aérien, au transporteur ferroviaire, à l’agence de location de véhicules ou à l’hôtel pour modifier leurs réservations à la dernière minute seulement lorsqu’il est difficile de passer par le fournisseur de services de voyage privilégié de la Société.

LIGNES DIRECTRICES

  • Les réservations devraient être effectuées le plus tôt possible de manière à profiter des réductions accordées aux achats à l’avance.
  • Les réservations simples pour les déplacements au Canada devraient être effectuées à l’aide de l’outil de réservation en ligne de CBC/Radio-Canada, mais dans les cas plus complexes comme les voyages à l’étranger ou qui comportent plusieurs escales, les réservations peuvent être faites par téléphone auprès du fournisseur de services de voyage désigné.

A. Remboursements pour le conjoint/partenaire accompagnant le voyageur pendant un déplacement d’affaires

  1. CBC/Radio-Canada ne paie pas ou ne rembourse pas les dépenses de déplacement pour un conjoint ou un partenaire accompagnant le voyageur.
  2. Les exceptions, dans de très rares circonstances, doivent être approuvées par le vice-président de la composante concernée et communiquées au chef national des déplacements (travel@cbc.ca) avant de contacter le fournisseur de services de voyage désigné par la Société.
  3. Dans les cas d’exceptions, les conjoints/partenaires doivent payer leurs propres frais d’assurance.

B. Déplacement d’affaires et d’agrément

  1. Sous réserve de l’approbation de son gestionnaire, un voyageur peut combiner un déplacement à des fins professionnelles à un voyage d’agrément, dans la mesure où cela n’entraîne aucuns frais additionnels pour CBC/Radio-Canada.
  2. CBC/Radio-Canada ne rembourse pas les dépenses engagées pour les déplacements personnels.
  3. Lorsque le déplacement d’affaires est associé à un voyage d’agrément, le voyageur doit inclure dans sa demande de remboursement un sommaire des calculs des dépenses imputées à la partie personnelle [dans un document distinct ou dans la section réservée aux commentaires du Système de gestion des frais de déplacement (SGFD)] pour étayer la répartition des sommes prises en charge par CBC/Radio-Canada et par le voyageur.
  4. La Société n’est pas responsable des incidents ou des blessures pendant la partie personnelle du voyage de l’employé.

C. Déplacements collectifs

  1. Les réservations de groupe pour assister à des réunions ou à des activités spéciales doivent être faites par l’entremise du fournisseur de services de voyage désigné par la Société.
  2. Dans la mesure du possible, les réservations de groupe pour assister à des réunions ou à des activités spéciales doivent être faites auprès des fournisseurs privilégiés et doivent respecter les Règles et procédures relatives aux événements.
  3. Dans la mesure du possible, les organisateurs de la réunion ou de l’activité spéciale doivent :
    • utiliser les installations qui appartiennent à CBC/Radio-Canada ou qu’elle loue;
    • réduire au minimum le nombre de jours prévus pour une réunion;
    • organiser les réunions tenues dans les lieux de villégiature ou de tourisme hors saison;
    • choisir des lieux de réunion à distance raisonnable en voiture du lieu d’origine des participants ou à un endroit permettant de réduire les frais globaux de déplacement au minimum pour CBC/Radio-Canada;
    • demander des escomptes de volume;
    • régler toutes les dépenses relatives à la réunion au moyen d’une carte de crédit institutionnelle ou d’une carte de crédit à utilisateurs multiples, partout où elles sont acceptées.

LIGNES DIRECTRICES

Les Services qui prévoient un déplacement de groupe devraient signaler l’événement au fournisseur de services de voyage désigné par la Société afin d’obtenir les réductions négociées.

D. Transport aérien

Tous les déplacements par avion doivent être effectués avec les transporteurs aériens privilégiés de CBC/Radio-Canada, à moins que l’offre d’un autre transporteur quant à la durée du déplacement et aux prix des billets ne soit beaucoup plus avantageuse. CBC/Radio-Canada a négocié auprès de certains fournisseurs des rabais substantiels sur le prix des billets d’avion, fondés sur le volume de ventes.

Classe de service

  1. Tous les voyageurs doivent choisir le tarif le plus bas et le plus pratique en classe économique. Toutefois, les membres de l’équipe de la haute direction peuvent réserver en classe affaires pour les trajets de plus de 850 km (aller simple).
  2. Le vice-président de la composante doit préautoriser toutes les dérogations, y compris l’utilisation des passes de vols aux tarifs Latitude d’Air Canada.

Utilisation d’aéronefs nolisés ou privés

  1. Il est interdit de noliser un aéronef ou d’utiliser un aéronef privé, sauf pour des motifs professionnels et/ou dans des situations d’urgence, et ce, seulement lorsque les besoins opérationnels le justifient ou lorsqu’aucun transporteur aérien commercial ne dessert la destination (par exemple, pour se rendre sur des sites d’émetteurs éloignés où un aéronef nolisé est la seule solution possible).
  2. Les voyageurs ou les gestionnaires doivent obtenir un certificat d’assurance (preuve d’assurance) émis par l’assureur de l’exploitant avant de réserver un appareil privé ou de noliser un aéronef. Pour plus d’informations, consulter la page Demande d’attestation d’assurance. En outre, le voyageur doit s’assurer que les exploitants d’aéronefs et les pilotes ont l’accréditation appropriée (International Air Transport Association).
  3. Le vice-président de la composante doit préautoriser tout déplacement à bord d’un aéronef privé ou nolisé. Le président-directeur général doit préautoriser tout déplacement d’un vice-président à bord d’un aéronef privé ou nolisé.

E. Transport ferroviaire

  1. Les déplacements par train au Canada doivent se faire à bord des trains de VIA Rail Canada et peuvent s’effectuer en classe affaires (VIA 1), lorsque cette option est offerte.
  2. Tous les autres déplacements par train à l’extérieur du Canada doivent se faire en classe économique, à moins que cette option ne soit pas disponible ou ne soit pas pratique.
  3. Pour les déplacements de nuit, le surclassement peut être autorisé au préalable par le gestionnaire du voyageur, pourvu que le coût des services supplémentaires soit raisonnable (p. ex. un compartiment-couchette au tarif d’une chambre d’hôtel).

F. Location de véhicules

Il est permis de louer un véhicule dans la mesure où le gestionnaire responsable du voyageur juge qu’il s’agit d’une solution économique et pratique.

  1. Dans la mesure du possible, il faut traiter avec les agences de location de véhicules retenues par CBC/Radio-Canada.
  2. À moins qu’un minimum de trois personnes n’utilise le véhicule et/ou que les passagers aient à transporter un excédent de bagages ou de matériel pour les besoins de leurs fonctions, le véhicule loué doit être un modèle intermédiaire.
  3. Pour une question d’assurance, tous les frais de location de véhicules doivent être portés à la carte de crédit institutionnelle de l’employé et joints au rapport de dépenses accompagné du contrat de location original.
  4. Les véhicules loués doivent être rendus à temps et le réservoir plein (ou selon les conditions énoncées par l’agence de location). CBC/Radio-Canada ne remboursera pas les frais de retard ni les frais liés au plein d’essence.
  5. CBC/Radio-Canada ne remboursera pas les contraventions, notamment pour stationnement interdit, émises à l’endroit des voyageurs responsables d’un véhicule loué.

Assurance de location de véhicule et déclaration d’accident

Les véhicules loués avec la carte de crédit institutionnelle sont automatiquement assurés contre les dommages et le vol.

  1. Le titulaire de la carte doit refuser l’assurance dommages (assurance collision sans franchise, assurance pertes et dommages) ou toutes dispositions similaires proposées par l’agence de location au moment de louer un véhicule.
  2. Les véhicules d’une valeur de plus de 85 000 dollars, les camionnettes et certaines minifourgonnettes de location ne sont pas automatiquement couverts par l’assurance vol et collision. Pour plus de détails concernant les exceptions, consultez la page Certificats d’assurance.
  3. S’il est nécessaire de louer un véhicule non couvert, l’employé doit souscrire une assurance collision supplémentaire auprès de l’agence de location.
  4. Les véhicules loués auprès d’une agence de location désignée par CBC/Radio-Canada sont automatiquement couverts par une assurance responsabilité civile. Si la location est effectuée auprès d’un autre fournisseur ou à l’extérieur du Canada, une assurance responsabilité supplémentaire doit être souscrite auprès de l’agence de location, le cas échéant.
  5. Il incombe à l’employé de CBC/Radio-Canada qui loue le véhicule de vérifier les modalités du contrat et l’assurance offerte avant de signer le contrat de location.
  6. Pour déclarer un accident, le voyageur doit aviser l’assureur de la carte de crédit institutionnelle dans les 48 heures suivant l’accident ou dans les meilleurs délais raisonnables.


G. Utilisation de véhicules particuliers

Un employé peut utiliser son propre véhicule si son gestionnaire juge ce moyen de transport économique et/ou pratique. Le gestionnaire doit déterminer si :

  • le montant des indemnités kilométriques dépasse considérablement le coût normal ou moyen d’un vol en classe économique, ou d’un billet de train ou le prix de la course de taxi pour la même destination; et/ou
  • le déplacement doit s’effectuer en dehors des horaires normaux de vol.
  1. CBC/Radio-Canada verse des indemnités pour l’utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles, lorsque le gestionnaire responsable l’a préautorisée avec le Formulaire Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements, en fonction d’un tarif standard de 0,50 $ le kilomètre. Cette indemnité kilométrique comprend tous les frais autres que les frais de stationnement et de péage, c’est-à-dire les frais d’essence, de réparations, d’assurance et autres dépenses similaires. Ce tarif peut être révisé.
  2. Pour avoir droit à l’indemnité kilométrique, le voyageur doit fournir les renseignements suivants sur son rapport de dépenses du SGFD :
    • la raison du déplacement;
    • la date et le lieu;
    • les reçus de péage et de stationnement, le cas échéant;
    • le nombre de kilomètres parcourus durant le voyage.
  3. Il incombe à l’employé d’obtenir une protection suffisante auprès de son assureur pour l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles.
  4. La Société se dégage de toute responsabilité eu égard aux assurances et aux éventuelles réclamations ou conséquences fiscales par suite de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

Allocation de véhicule

CBC/Radio-Canada ne verse pas d’indemnités kilométriques aux voyageurs pour les déplacements locaux s’ils reçoivent une allocation pour véhicule.

H. Taxis

Les déplacements en taxi sont remboursés aux employés quand leur gestionnaire juge que le recours à ce moyen de transport est justifiable dans les circonstances et qu’il n’existe aucune solution plus économique ou plus pratique.

  1. CBC/Radio-Canada rembourse les déplacements en taxi (incluant le pourboire) à destination et en provenance de lieux de travail, d’hôtels, d’aéroports ou de gares dans le cadre des activités professionnelles. Ces remboursements requièrent une approbation du gestionnaire de l’employé.
  2. L’utilisation de taxis n’est autorisée qu’en l’absence de moyens de transport plus économiques et plus pratiques (navettes d’hôtel et d’aéroport par exemple).
  3. Les voyageurs doivent présenter des reçus pour tous les frais de transport. La date, les points de départ et d’arrivée et le montant payé doivent être indiqués sur les reçus de taxi.
  4. Seuls les déplacements en taxi effectués par des entreprises ou des services de taxi détenant un permis sont remboursés.

III. Hébergement

A. Hébergement dans des établissements hôteliers

Les voyageurs de CBC/Radio-Canada ont droit au remboursement de leurs frais d’hébergement raisonnables qu’ils auront engagés auprès d’établissements hôteliers.

  1. Le voyageur est tenu de séjourner dans les hôtels privilégiés de CBC/Radio-Canada, à moins que ces établissements ne soient mal situés ou qu’ils n’affichent complet.
  2. Lorsque les voyageurs souhaitent loger ailleurs que dans un hôtel privilégié malgré sa disponibilité, le gestionnaire de l’employé doit préautoriser le choix de l’hôtel et le justifier par une raison d’affaires valide.
  3. Les voyageurs doivent réserver une chambre standard avec salle de bains.
  4. La réservation d’une chambre d’hôtel de la catégorie club ou d’une chambre supérieure est autorisée seulement si elle n’occasionne aucuns frais supplémentaires à CBC/Radio-Canada.

Note : Les sites de location de vacances ne sont pas considérés comme des établissements hôteliers et ne doivent pas être utilisés pour des déplacements professionnels.

Annulation

Les réservations effectuées à l’aide de la carte de crédit institutionnelle de l’employé sont garanties.

  1. Pour éviter les frais de désistement, l’employé doit annuler sa réservation selon les conditions indiquées sur son itinéraire. CBC/Radio-Canada ne rembourse pas les frais de désistement, sauf dans des circonstances exceptionnelles.
  2. Pour annuler une réservation, y compris les réservations effectuées par l’entremise de l’outil de réservation en ligne, communiquer avec le fournisseur de services de voyage désigné par la Société.

B. Hébergement chez des particuliers

Bien que les voyageurs séjournent généralement à l’hôtel, ils peuvent choisir de loger chez un particulier (un ami ou un parent par exemple).

Dans de tels cas, le voyageur a droit à une indemnité comme suit :

  • Au Canada – 50 $ CA par nuit
  • À l’étranger – 50 $ US par nuit

IV. Programmes pour grands voyageurs

  1. La Société ne souscrit à aucun programme pour grands voyageurs; les employés sont libres d’adhérer à de tels programmes auprès des transporteurs. Le cas échéant, ils seront bénéficiaires des privilèges acquis.
  2. L’appartenance à un programme de ce type ne doit en aucun cas influencer le choix d’un transporteur ou d’un fournisseur de service en particulier.
  3. Les employés sont responsables des conséquences fiscales de l’acquisition de points ou de crédits par suite de déplacements d’affaires payés par CBC/Radio-Canada.

V. Indemnités de repas et de frais divers

  1. CBC/Radio-Canada verse aux voyageurs, lors de leurs déplacements d’affaires, une indemnité de repas pour le déjeuner, le dîner et le souper (le cas échéant), à condition que le repas ne leur soit pas payé autrement (sous forme d’événement ou d’activité de représentation) ou par un autre fournisseur de service (hébergement, transport, VIA 1, conférences, etc.) . Cela exclut les déplacements locaux.
  2. CBC/Radio-Canada verse aux voyageurs une allocation de frais divers pour chaque jour complet ou partiel lors d’un déplacement d’affaires qui inclut au minimum une nuitée. Cela exclut les déplacements locaux.

Indemnités quotidiennes (en vigueur le 1er avril 2017)

Indemnité

Canada

CBC/Radio- Canada Nord

États-Unis

Autres lieux

Déjeuner

17,15 $ CA

23,85 $ CA

17,15 $ US

Selon les taux approuvés par le Conseil du Trésor,
qui se trouvent maintenant sur le site du Conseil national mixte

Dîner

18,05 $ CA

26,60 $ CA

18,05 $ US

Souper

45,95 $ CA

57,10 $ CA

45,95 $ US

Frais divers

17,30 $ CA

17,30 $ CA

17,30 $ US

TOTAL

98,45 $ CA

124,85 $ CA

98,45 $ US

Note : Ces tarifs peuvent être révisés.

  1. Les voyageurs ont droit de réclamer l’indemnité de repas quotidienne si les conditions suivantes sont remplies :
    • Déjeuner – le déplacement d’affaires débute avant 7 h (départ du domicile) L’indemnité de repas ne s’applique pas lorsque l’affectation normale commence à ou avant 7 h.
    • Dîner – départ avant 11 h 30 et arrivée après 13 h.
    • Souper – départ avant 18 h et arrivée (au domicile, en provenance directe de l’aéroport ou de la gare) après 19 h.
    • Frais divers – les frais divers peuvent être remboursés pour chaque journée complète ou partielle lors d’un déplacement d’affaires qui inclut au minimum une nuit à l’hôtel.
    • Les voyageurs ne peuvent demander des indemnités de repas quand les repas ou l’équivalent leur ont été fournis par d’autres parties pendant le déplacement.
  2. Les voyageurs ont droit à des indemnités de repas au tarif de CBC/Radio-Canada Nord partout au nord du 55e parallèle, soit au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut et au Labrador (Labrador City et Happy-Valley Goose Bay).
  3. Les voyageurs ne sont pas tenus de présenter des reçus pour le paiement des indemnités de repas et de frais divers.
  4. Les indemnités quotidiennes sont établies pour des événements spéciaux (p. ex. les Jeux Olympiques), le cas échéant, avec la composante responsable de l’événement.

VI. Autres frais de déplacement remboursables

  1. CBC/Radio-Canada rembourse les frais de déplacement énumérés ci-dessous, à condition qu’ils soient nécessaires et raisonnables.
    • Stationnement (excepté pour les services de voiturier)
    • Frais de téléphone (à la discrétion du gestionnaire, principalement dans le cas des déplacements à l’extérieur du Canada ou des États-Unis)
    • Frais d’accès à distance par ordinateur à des fins professionnelles
    • Frais d’impression à des fins professionnelles
    • Pourboires – seulement s’ils sont raisonnables et requis pour le transport de bagages contenant de l’équipement technique. Les pourboires raisonnables sont les suivants :
      • 1-9 sacs de voyage - 2-3$/sac; 10 sacs et plus – 5 $/sac. Les gestionnaires peuvent approuver des circonstances exceptionnelles, comme lorsqu’un porteur est nécessaire ou qu'il est engagé pour une plus longue durée (p. ex., pour attendre pendant les formalités douanières) ou lorsque le porteur fournit d’autres services (p. ex., une protection dans les pays à haut risque). Dans tous les cas, en l'absence de reçus, la déclaration de reçu manquant doit être remplie en mentionnant le lieu, la date, le nombre de sacs de voyage et une description des circonstances exceptionnelles qui ont motivé le paiement d’un pourboire d’un montant plus élevé que les tarifs raisonnables fournis plus haut.
    • Frais de change
    • Vaccins pour les voyages dans des pays où la vaccination est obligatoire
    • Le coût de l’eau embouteillée, en quantité raisonnable, dans le cas d’un déplacement dans un pays où il n’y a pas d’eau potable (reçus à l’appui).
  2. Les dépenses (sauf les pourboires) doivent être justifiées par un reçu original.
  3. Les frais de passeport ne sont pas remboursés pour les voyageurs basés au Canada. Les employés basés dans un pays étranger (p.ex. les reporters, les caméramans et les réalisateurs basés à l’étranger), qui doivent se déplacer dans un autre pays étrangers pour leur travail à CBC/Radio-Canada, seront remboursés pour les frais de passeport si celui-ci doit être remplacé pendant leur assignation à l’étranger. Ce remboursement est un bénéfice imposable. Toutes les dérogations doivent être approuvées par le vice-président de la composante.

LIGNES DIRECTRICES

  • Les voyageurs auxquels CBC/Radio-Canada fournit un téléphone cellulaire pour leur travail :
    • doivent, lorsqu’ils se rendent à l’étranger, s’assurer au préalable que leur forfait de services téléphoniques leur permet d’utiliser leur téléphone à destination, et restreindre le plus possible l’utilisation de données afin de réduire les frais d’itinérance;
    • doivent éviter de faire des appels facturés en sus dans les hôtels.
  • Les hôtels privilégiés offrent l’accès à Internet à des tarifs spéciaux (gratuitement). Il est donc recommandé d’utiliser le plus possible le réseau Wi-Fi des hôtels ou les réseaux Wi-Fi publics.

VII. Frais liés au déplacement d’affaires non remboursables

La liste ci-dessous représente des exemples de frais qui ne sont PAS remboursables :

  • Frais d’abonnement au club d’un transporteur aérien
  • Frais d’abonnement à un programme pour grands voyageurs
  • Films et/ou rafraîchissements pendant le vol
  • Films à la carte et/ou consommation du minibar à l’hôtel
  • Achat d’articles à usage personnel (articles de toilette, magazines, etc.)
  • Services de nettoyeur (sauf ce qui est permis en vertu de la convention collective)
  • Pourboires, sauf pour le transport de bagages contenant de l’équipement technique ou pour un taxi
  • Achat de valises
  • Frais de barbier ou de coiffeur
  • Frais d’utilisation d’un téléphone à bord d’un avion
  • Frais de passeports, y compris le coût des photographies, pour les employés qui ne sont pas basés à l’étranger
  • Frais de crédit pour les avances obtenues à l’aide d’une carte de crédit personnelle
  • Assurance santé et assurance vie supplémentaires souscrites pour un déplacement à l’étranger
  • Permis de conduire (sauf s’ils sont requis en vertu de la convention collective)
  • Assurance ou enregistrement personnel pour l’automobile
  • Frais supplémentaire pour des sièges supérieurs

VIII. Avances

CBC/Radio-Canada émet des avances directement aux voyageurs seulement dans des circonstances exceptionnelles. Les contrôleurs régionaux, les contrôleurs de divisions ou les directeurs des Finances et de l’Administration, Réseau doivent préautoriser toutes les avances de fonds.

GESTION DES RISQUES

Déplacements d’affaires à l’étranger et conseils aux voyageurs

  1. Tous les voyageurs doivent suivre les procédures de sécurité et de santé, participer à la formation nécessaire et utiliser l’équipement de sécurité fourni par rapport au niveau de risque pour le pays étranger où ils se rendent.
  2. Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement émet régulièrement sur son site http://www.voyage.gc.ca de l’information sur les destinations à éviter par mesure de prudence. Le fournisseur de services de voyage désigné par la Société peut également fournir de l’information à jour à ce sujet. En cas de déplacement dans un milieu hostile*, voir les Lignes directrices sur les affectations en milieu hostile.
* Milieu hostile : région géographique ou lieu risquant d’être le théâtre de troubles publics ou de conflits armés, ou région ayant été le théâtre de catastrophes naturelles ou environnementales ou d’horreurs ayant frappé la population civile, tels qu’un tremblement de terre, une famine ou un génocide, et qui présente un risque élevé pour les employés ou les représentants de CBC/Radio-Canada.

Protection en matière de soins de santé et d’assurances

Pour des informations sur les protections en matière de soins de santé et d’assurances pour les voyageurs, consultez le portail RH.

LIGNES DIRECTRICES

  • Pour éliminer ou réduire les conséquences d’une catastrophe pour la Société, les gestionnaires devraient essayer de réduire le nombre d’employés de la même unité voyageant ensemble. Au besoin, d’autres dispositions doivent être prises pour faire voyager séparément certains employés ou une partie du groupe d’employés.
  • Toutes mesures d’atténuation des risques de voyage doivent être prises pour protéger les employés au cours de leurs voyages.

CONFORMITÉ

Dans des circonstances exceptionnelles, il peut arriver qu’il soit impossible de respecter les Règles et Procédures. Ces circonstances exceptionnelles se produisent habituellement lorsque des facteurs hors du contrôle du voyageur l’empêchent de se conformer à la politique.

  • Les voyageurs doivent signaler toute dérogation prévisible à leur gestionnaire et obtenir la préautorisation écrite en remplissant, avant que les réservations soient faites, le Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, que l’employé joindra ensuite à sa demande de remboursement.
  • Toutes les dérogations imprévisibles doivent être clairement justifiées dans la demande de remboursement et le Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés rempli et approuvé doit y être annexé,avant l’autorisation par le gestionnaire de l’employé.
  • Le voyageur doit expliquer les circonstances exceptionnelles ou les motifs pouvant justifier une dérogation à la présente politique à la section réservée aux commentaires sur son rapport de dépenses.

CBC/Radio-Canada effectue des vérifications pour assurer le respect des présentes Règles et procédures. Des dérogations clairement justifiées et préautorisées permettent de diminuer le nombre d’enquêtes et de demandes refusées.
La soumission ou l’approbation d’une demande de remboursement des dépenses qui contrevient aux présentes Règles et procédures peut constituer un acte de fraude à l’égard de la Société et fera l’objet d’une enquête en vertu de la politique 2.3.11 : Fraude et vol.

OUTILS

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’interprétation ou l’application des présentes Règles et procédures, s’adresser au chef national des Déplacements (travel@cbc.ca), au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca.

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