Directive relative à la surveillance de l'utilisation des cartes de crédit institutionnelles par les employés

Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2016
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

APPLICATION

La présente directive s'applique aux agents de Finances et Administration pour le réseau ou la région et au chef national des déplacements responsable de l'approbation des cartes de crédit institutionnelles (à l'exclusion des Cartes d'achat institutionnelles).

OBJECTIF

Assurer la conformité aux Règles et procédures relatives aux cartes de crédit institutionnelles.

DÉFINITION

Statut de paiement en souffrance : carte de crédit dont le solde n'est pas réglé dans les 45 jours suivant la date de facturation.

ÉNONCÉ DE LA DIRECTIVE

  1. Il revient à l'agent de Finances et Administration désigné pour le réseau ou la région d'approuver toutes les demandes de cartes de crédit institutionnelles selon les critères ci-dessous :
    • être un employé permanent, contractuel ou un employé du Conseil de fiducie de la Caisse de retraite de Radio-Canada; et
    • se déplacer dans le cadre de ses fonctions à CBC/Radio-Canada plus de trois fois par an; ou
    • engager régulièrement des frais de représentation ou des frais d'activités internes.
  2. Lorsque les cartes ont été approuvées, l'agent de Finances et Administration désigné pour le réseau ou la région ou le chef national des déplacements doit effectuer les étapes suivantes :
    1. Examen mensuel des rapports sur l'état des cartes de crédit afin de déterminer s'il existe des cartes avec un statut de paiement en souffrance;
    2. Examen et vérification annuels des transactions portées aux cartes de crédit institutionnelles, ainsi que des rapports d'exceptions;
    3. Examen annuel de la liste des titulaires de cartes activées pour vérifier leur statut et confirmer qu'ils ont toujours besoin d'une carte de crédit institutionnelle, et récupération des cartes qui n'ont pas été utilisées au cours des 18 derniers mois, initié par le chef national des déplacements.

Cartes avec un statut de paiement en souffrance

L'agent de Finances et Administration désigné pour le réseau ou la région doit faire un suivi auprès de l'employé et de son superviseur afin de confirmer que les transactions ont été faites à des fins légitimes pour le compte de CBC/Radio-Canada et d'aviser les intéressés des conséquences du non-paiement du solde dans le délai prescrit.

Utilisation non autorisée des cartes de crédit institutionnelles

En cas de non-respect apparent de la politique, de mauvaise utilisation de la carte ou de tout problème susceptible de nuire à la réputation de la Société, communiquer immédiatement avec l'employé concerné et/ou son gestionnaire. En cas d'utilisation extrêmement abusive d'une carte de crédit institutionnelle, aviser le chef national des déplacements ou la Gestion des approvisionnements.

S'il le juge nécessaire, l'agent de Finances et Administration désigné pour le réseau ou la région peut annuler ou suspendre une carte de crédit.

RÉFÉRENCES

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question concernant l'interprétation ou l'application de la présente Directive, s'adresser au chef national des déplacements.

Outil de soulignement de texte