Règles et procédures relatives aux cartes de crédit institutionnelles des employés

Entrée en vigueur :26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Les employés doivent porter leurs dépenses à leur carte de crédit institutionnelle chaque fois que cela est possible.

DÉFINITION

Carte de crédit institutionnelle d’employé : carte de crédit fournie à un employé en vue de couvrir ses dépenses individuelles engagées dans le cadre de ses activités et déplacements pour CBC/Radio-Canada.

RÈGLES ET PROCÉDURES

CBC/Radio-Canada a conclu des ententes avec diverses sociétés émettrices de cartes de crédit en vue de :

  • répondre aux besoins financiers quotidiens des gestionnaires et des employés;
  • favoriser l’efficacité opérationnelle et les économies de coûts;
  • réduire, voire même éliminer, les besoins d’avances de fonds par la Société;
  • réduire, voire même éliminer, les besoins et les demandes de fonds de caisses; et
  • renforcer le pouvoir de négociation de la Société auprès de ses fournisseurs.
  1. Les employés permanents, contractuels et les employés du Conseil de fiducie de la Caisse de retraite de Radio-Canada sont admissibles à une carte de crédit institutionnelle.

    Les formulaires de demande sont disponibles dans iO.
  2. Tous les employés admissibles doivent demander une carte de crédit institutionnelle si tous les critères suivants sont remplis :
    • L’employé doit se déplacer dans le cadre de ses fonctions à CBC/Radio-Canada; et/ou
    • L’employé engage des dépenses individuelles; et
    • L’employé demande un remboursement de ses dépenses plus de trois fois par an.
  3. Les gestionnaires sont responsables de s’assurer que les employés admissibles demandent une carte de crédit institutionnelle.
  4. Tous les employés titulaires d’une carte de crédit institutionnelle doivent l’utiliser pour payer toutes leurs dépenses individuelles, partout où la carte est acceptée.
  5. Les employés doivent utiliser leurs cartes de crédit institutionnelles uniquement dans l’exercice de leurs fonctions et non à des fins personnelles.
  6. Les employés peuvent obtenir des avances en espèces dans les distributeurs automatiques au moyen de leur carte de crédit institutionnelle (uniquement dans le cadre de leurs fonctions), en prenant soin toutefois de limiter le nombre de retraits afin de réduire les frais de transaction qui y sont liés.
  7. Le titulaire de la carte doit s’inscrire et obtenir un numéro d’identification personnel (NIP) pour pouvoir utiliser le réseau de distributeurs automatiques.
  8. Les limites quotidiennes et mensuelles des avances en espèces sont établies en fonction des besoins de l’utilisateur au moment de son adhésion au service. Ces limites peuvent être modifiées sur demande par l’intermédiaire du bureau local des Finances.
  9. Aucune avance en espèces n’est accordée aux employés qui accusent un retard dans le règlement du solde de leur carte de crédit institutionnelle.
  10. Les employés ne pourront pas se faire rembourser les pénalités pour paiements tardifs.
  11. Les employés qui possèdent une carte de crédit institutionnelle ne doivent en aucune circonstance la donner ou la prêter à un autre employé. En cas de perte ou de vol, le titulaire de la carte doit en aviser immédiatement la société émettrice de la carte de crédit au numéro de téléphone prévu à cette fin, en service 24 heures sur 24.
  12. Le titulaire de la carte doit accepter et respecter les conditions d’utilisation de la carte de crédit, à défaut de quoi celle-ci pourrait être annulée. Toute dérogation aux conditions énoncées peut être considérée un acte de fraude à l’égard de la Société et fera l’objet d’une enquête en vertu de la politique 2.3.11 Fraude et vol.

Montant en souffrance au moment du départ de l’employé

Les titulaires de carte doivent régler leurs comptes avant de quitter leur emploi à CBC/Radio-Canada.

Montants dus à un employé au moment de son départ pour des demandes de remboursement non traitées

Les montants dus seront versés aux employés par transfert électronique de fonds.

Dérogations

Le chef national des Déplacements, doit approuver toutes les dérogations aux présentes Règles et procédures.

INSTRUMENTS DE POLITIQUE AUXILIAIRES

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’interprétation ou l’application des présentes Règles et procédures, s’adresser au chef national des Déplacements (travel@cbc.ca), au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca

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