Directive relative à la représentation

Date d’entrée en vigueur : 26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Représentation : désigne les événements , les activités d’accueil et/ou les déplacements, tenu en présence d’invités de l’externe, qui ont essentiellement pour but de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada.

Pour atteindre ce but, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada de recevoir à ses frais des personnes de l’extérieur. En tant que représentant de la Société, tout employé prenant part à des activités de représentation doit remplir ses fonctions de manière à préserver ou à rehausser la réputation de CBC/Radio-Canada (voir 2.2.21 Code de conduite).

APPLICATION

La présente Directive s’applique aux employés de Solutions Média, de même qu’à un nombre limité d’employés d’autres services qui engagent des dépenses pour des événements ayant essentiellement pour but de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada.

AUTRES DÉFINITIONS

Activité de représentation : désigne notamment le fait d’inviter des clients à un événement sportif ou événement similaire, l’achat d’une table à un événement pour y inviter des clients, ou une réception pour mettre en valeur CBC/Radio-Canada auprès de clients.

Invité de l’externe : personne qui n’est pas employée de CBC/Radio-Canada et qui est invitée à un événement. Ne comprend pas les consultants, les formateurs ou les conférenciers qui animent un événement qui concerne uniquement CBC/Radio-Canada.

Cadeau offert à une tierce partie : bien offert à une partie de l’ externe, à l’exclusion des frais d’accueil et/ou des frais de déplacement.

Frais d’accueil : coût des aliments et des boissons offerts dans le cadre d’un événement.

Carte de crédit à utilisateurs multiples : carte de crédit institutionnelle, et non personnelle, utilisée dans le cadre d’activités liées aux affaires, telles que des conférences, des services de traiteur, des réservations de chambres d’hôtel pour des groupes nombreux et la location de multiples véhicules.

ÉNONCÉ DE LA DIRECTIVE

Il importe de réduire au minimum les coûts associés, à un repas, un événement ou un cadeau, en prêtant notamment attention à l’envergure de l’activité, au nombre approprié de participants et à l’emplacement. Toutes les dépenses engagées doivent être conformes aux bonnes pratiques de gestion.

Repas et événements de représentation

  1. Le plafond des frais d’accueil remboursés, lors d’un repas ou d’un événement, est défini dans les Règles et procédures relatives aux événements. Pour connaître les indemnités quotidiennes, consulter les Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires.
  2. Dans certaines circonstances, les boissons alcoolisées peuvent être considérées comme des frais de représentation. L'employé peut demander le remboursement d’une quantité raisonnable de boissons alcoolisées, à condition que leur coût ne dépasse pas le plafond du remboursement des frais d’accueil permis dans le cadre d’activités de représentation.
  3. Le vice-président de la composante doit préautoriser tous les coûts des activités de représentation auxquelles participe un conjoint ou un partenaire.
  4. Les employés doivent inclure les renseignements ci-dessous dans leurs demandes de remboursement :
    1. La date du repas ou de l’événement;
    2. La raison du repas ou de l’événement d’affaires (au moyen de l’annexe A ‒ Catégories de frais de représentation dans le SGFD);
    3. Les noms et les services/employeur de tous les participants;
    4. Les pièces justificatives, y compris les reçus originaux des fournisseurs;
    5. Le code approprié;
    6. Le formulaire signé de Dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, le cas échéant ;
    7. Formulaire signé de Préautorisation de déplacements, des conférences et des événements, le cas échéant;
    8. Formulaire signé d’Autorisation générale de voyager (ou numéro d’AGV), le cas échéant.
  5. Lorsque le paiement peut être effectué au moyen d’une carte de crédit individuelle, le titulaire d’une carte de crédit institutionnelle est tenu d’y porter les frais de représentation.
  6. Les gestionnaires qui approuvent les demandes de remboursement doivent en vérifier leur conformité à la présente directive.
  7. Lorsque les activités de représentation sont facturées ou payées à l’aide d’une carte de crédit à utilisateurs multiples, le(s) formulaire(s) signé(s), le cas échéant, doit(vent) être ajouté(s) dans le portail d’approbation des factures en ligne ou joint à l’état de compte de la carte de crédit
  8. Les agents des Finances qui examinent les demandes de remboursement doivent s'assurer que les dépenses sont conformes aux bonnes pratiques de gestion.
  9. Les niveaux d’autorisation requis sont les suivants :

    Repas/Événement

    Niveaux d’autorisation requis

    Repas

    Gestionnaire (titulaire de la délégation des pouvoirs financiers) qui n'a pas pris part au repas

    Repas des vice-présidents

    Président-directeur général

    Repas du président-directeur général

    Président du Conseil d’administration

    Événement1 coûtant moins de 5 000 $

    Gestionnaire (titulaire de la délégation des pouvoirs financiers) ne participant pas à l’événement

    Événement1 coûtant de 5 000 $ à 24 999 $

    Directeur général ou vice-président de la composante (s’il n’y a pas de directeur général)

    Événement1 coûtant de 25 000 $ à 49 999 $

    Vice-président de la composante ou son représentant direct

    Événement1 coûtant 50 000 $ et plus

    Préautorisation du vice-président de la composante ou du directeur général et chef des revenus médias avant d’engager des dépenses

    Dérogation à la Directive

    Vice-président de la composante ou son représentant direct, au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés

    1Le coût total de l’événement comprend les frais d’accueil, l’hébergement, les déplacements, les services professionnels ainsi que tous les autres coûts pertinents.

Cadeaux offerts à des partenaires d’affaires

Il peut être indiqué d’offrir des cadeaux saisonniers ou autres afin d’étendre notre clientèle et d’entretenir des relations avec des partenaires d’affaires existants ou éventuels.

Tout cadeau destiné à un partenaire d ’affaires doit d’abord être choisi parmi les articles de promotion de la marque CBC/Radio-Canada. Pour assurer le développement de relations d’affaires et d’activités commerciales, d’autres cadeaux peuvent être plus appropriés. Dans ces circonstances :

  1. Les employés qui soumettent des demandes de remboursement doivent s’assurer d’y inclure :
    1. le nom du partenaire d’affaires auquel le cadeau est destiné;
    2. la justification du cadeau;
    3. les pièces justificatives, y compris les reçus originaux des fournisseurs;
    4. le code approprié;
    5. Formulaire signé de Dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, le cas échéant.
  2. Lorsque les cadeaux sont facturés ou payés à l’aide d’une carte de crédit à utilisateurs multiples, le formulaire Dérogation pour le remboursement des dépenses des employés signé, le cas échéant, doit être ajouté dans le portail d’approbation des factures en ligne ou joint à l’état de compte de la carte de crédit.
  3. Les gestionnaires qui approuvent les demandes de remboursement doivent en vérifier leur conformité à la présente directive.
  4. Les niveaux d’autorisation requis sont les suivants :

    Valeur du cadeau

    Niveaux d’autorisation requis

    Cadeaux de moins de 100 $

    Gestionnaire (titulaire de la délégation des pouvoirs financiers)

    Cadeaux de 100 $ à 250 $

    Directeur général ou vice-président de la composante (s’il n’y a pas de directeur général)

    Cadeaux de plus de 250 $

    Vice-président de la composante

OUTILS

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question concernant l’interprétation ou l’application de la présente directive, s’adresser au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca.

ANNEXES

Politique précédent

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