Règles et procédures relatives aux événements

Date d’entrée en vigueur : 26 octobre 2016
Responsabilité : Vice-présidente principale et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Événement : toute réunion officielle d’employés de CBC/Radio-Canada (à laquelle des invités de l’externe peuvent participer). Les événements comprennent : les réunions de planification, les réunions de gestion, les séances de réflexion pour le personnel, les réceptions pour le personnel, les réceptions d’affaires, les repas dans les établissements de CBC/Radio-Canada ou à l’extérieur. Les événements ne comprennent pas ceux qui ont essentiellement pour but de générer des revenus et de développer des relations d’affaires pour CBC/Radio-Canada (voir la Directive relative à la représentation).

Les coûts associés aux événements se rapportent aux frais d’accueil, à la location de locaux, aux déplacements et à d’autres coûts directement liés aux événements.

Dans certaines circonstances, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada de recevoir à ses frais des personnes de l'extérieur et/ou de payer les frais de déplacement ou d’accueil à son personnel.

Ces événements ont pour but de contribuer à améliorer la position de la Société dans la collectivité ou à resserrer les liens d’affaires. En tant que représentant de la Société, tout employé prenant part à des événements et à des activités d’accueil doit remplir ses fonctions de manière à préserver ou à rehausser la réputation de CBC/Radio-Canada (voir 2.2.21 Code de conduite).

AUTRES DÉFINITIONS

Invité de l’externe : personne qui n’est pas employée de CBC/Radio-Canada et qui est invitée à un événement. Ne comprend pas les consultants, les formateurs ou les conférenciers qui animent un événement qui concerne uniquement CBC/Radio-Canada.

Frais d’accueil : coût des aliments et des boissons offerts dans le cadre d’un événement.

Rafraîchissements : comprend les boissons ou petites collations ou les deux, qui ne constituent pas un repas normal, mais sont servies entre les repas.

Réception : période de temps, avant que le repas ne soit servi, pendant laquelle les participants arrivent et ayant pour but de restaurer les participants pendant la période d’attente . Une réception peut aussi constituer un événement en soi.

Carte de crédit à utilisateurs multiples : carte de crédit institutionnelle, et non personnelle, utilisée dans le cadre d’activités liées aux affaires, telles que des conférences, des services de traiteur, des réservations de chambres d’hôtel pour des groupes nombreux et la location de multiples véhicules.

Événement lié à la programmation : événement directement lié aux activités de production et de promotion de contenus télévisuels, radiophoniques et numériques, de même que par la prestation de services de diffuseur hôte. Exemples : lancement de la programmation d’automne; journée portes ouvertes de CBC/Radio-Canada; réunions de planification de la programmation ou d’échange des meilleures pratiques touchant la programmation; réunions ayant trait directement à la production de contenus télévisuels, radiophoniques et numériques ou à la prestation de services de diffuseur hôte; ou frais d’accueil lors de productions internes, comme lors des ateliers créatifs.

RÈGLES ET PROCÉDURES

  1. CBC/Radio-Canada affecte des fonds aux événements qui contribuent à :
    • promouvoir CBC/Radio-Canada;
    • reconnaître les réalisations ou les états de service d'employés;
    • fournir des repas aux employés qui prolongent leur journée de travail dans des circonstances particulières;
    • améliorer les relations.
  2. Dans sa planification, l’organisateur d’un événement doit toujours chercher à en réduire le coût, en prêtant notamment attention au nombre de participants ainsi qu’à l’emplacement de l’événement. Toutes les dépenses engagées doivent être conformes aux bonnes pratiques de gestion.
  3. Les événements doivent être préautorisés selon le tableau suivant, au moyen du formulaire Préautorisation de déplacements, des conférences et des événements :

    Description de l’événement

    Coût total de l’événement1

    Niveau de préautorisation écrite requis

    Événements liés à la programmation

    -

    Aucune préautorisation requise.

    Les dépenses doivent être approuvées par un gestionnaire (titulaire d’une délégation des pouvoirs financiers).

    Tous les autres événements (en présence ou non d’invités de l’externe)

    Exemples:

    • Réunions d’affaires avec un partenaire externe ou une partie intéressée
    • Réunions de planification, réunions de gestion et séances de réflexion pour le personnel
    • Repas fournis en reconnaissance des efforts exceptionnels des employés (prolongation de la journée de travail pour respecter une échéance)
    • Événements annuels d’un service pour souligner l’apport d’employés à CBC/Radio-Canada
    • Événements pour reconnaître les longs états de service et/ou le départ à la retraite d’employés
    • Séances de formation comportant des frais d’accueil

    < 500 $

    Aucune préautorisation écrite requise.
    Les dépenses doivent être approuvées par un gestionnaire (titulaire d’une délégation des pouvoirs financiers) qui ne prend pas part à l’événement.

    500 $ - 4 999 $

    Gestionnaire (titulaire d’une délégation des pouvoirs financiers).
    Les dépenses doivent être approuvées par un gestionnaire (titulaire d’une délégation des pouvoirs financiers) qui ne prend pas part à l’événement.

    5 000 $ - 24 999 $

    Directeur général, ou vice-président de la composante (s’il n’y a pas de directeur général)

    25 000 $ - 49 999 $ ou quand le plafond par personne sera dépassé

    Vice-président de la composante

    > 50 000 $

    Président-directeur général

    1.Le coût total de l’événement comprend les frais d’accueil, l’hébergement, les déplacements, les services professionnels ainsi que tous les autres coûts pertinents.

  1. Exception faite des événements de reconnaissance et des réceptions, la Société permet les frais d’accueil lors d’événements destinés uniquement aux employés de CBC/Radio-Canada, lorsqu’il n’est ni productif ni efficace que les employés aillent se restaurer à divers endroits, conformément au tableau suivant :​

    Durée de l’événement

    Frais d’accueil admissibles

    Moins de 1,5 h

    Aucun

    1,5 à 3 h

    Rafraîchissements (boissons seulement2)

    Plus de 3 h, empiétant sur une période de repas normale (mais pas un événement qui dure toute une journée)

    Repas

    Événement qui dure toute une journée (plus de 6 heures), empiétant sur les périodes de repas normales

    Repas et rafraîchissements

    2. Les boissons comprennent : café filtre, thé, eau, jus, etc.
  2. La Société ne paie pas ni ne rembourse les boissons alcoolisées consommées lors d’événements auxquels seuls ses employés participent.
  3. La Société peut consentir des frais d’accueil modestes pour des événements visant à souligner l’apport d’employés à CBC/Radio-Canada. Dans tous les cas les départements sont censés se limiter à un événement par an.
  4. La Société peut consentir des frais d’accueil modestes pour des événements visant à souligner le départ à la retraite ou les longs états de service (25 et 35 ans) d’employés.
  5. Les plafonds de frais d’accueil suivants doivent toujours être observés.

    Accueil

    Plafond des frais d’accueil – Événements réservés aux employés

    Plafond des frais d’accueil –Événements incluant des invités de l’externe

    Rafraîchissements

    0,5 fois l’indemnité de déjeuner quotidienne3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    0,75 fois l’indemnité de déjeuner quotidienne3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    Repas

    2X l’indemnité de repas quotidienne pertinente (déjeuner, dîner ou souper)3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    3X l’indemnité de repas quotidienne pertinente (déjeuner, dîner ou souper)3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    Réceptions

    2X l’indemnité quotidienne pour le déjeuner3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    3X l’indemnité quotidienne pour le déjeuner3, par personne (incluant les taxes et le pourboire)

    Dérogations

    Doivent être préautorisées par le vice-président de la composante ou son représentant direct au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés

    Doivent être préautorisées par le vice-président de la composante ou son représentant direct au moyen du Formulaire de dérogation pour le remboursement des dépenses des employés

    3. Voir les Règles et procédures relatives aux déplacements d’affaires pour les taux des indemnités de repas.

  1. Les employés doivent inclure les renseignements ci-dessous dans toutes leurs demandes de remboursement de dépenses relatives à un événement :
    1. La date de l’événement;
    2. La raison de l’événement;
    3. Les noms et les employeurs/services des participants;
    4. Les pièces justificatives, y compris les reçus originaux des fournisseurs;
    5. Le code approprié;
    6. Formulaire signé de Préautorisation des déplacements, des conférences et des événements, le cas échéant;
    7. Formulaire signé d’Autorisation générale de voyager (ou numéro d’AGV), le cas échéant;
    8. Formulaire signé de Dérogation pour le remboursement des dépenses des employés, le cas échéant.
  2. Les gestionnaires qui approuvent les demandes de remboursement doivent en vérifier leur conformité aux présentes Règles et procédures.
  3. Lorsque les événements sont facturés ou payés à l’aide d’une carte de crédit à utilisateurs multiples, le(s) formulaire(s) signé(s), le cas échéant, doit(vent) être ajouté(s) dans le portail d’approbation des factures en ligne ou joint à l’état de compte de la carte de crédit.

INSTRUMENTS DE POLITIQUE AUXILIAIRES

OUTILS

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’interprétation ou l’application des présentes Règles et procédures, s’adresser au bureau du contrôleur ou à l’adresse politique.finance.policy@cbc.ca..

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