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Entrée en vigueur : le 22 mai 2012
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

• Énoncé
• Antécédents
• Références
• Personne responsable de l’interprétation et de l’application
• Annexe A – Procédures et lignes directrices

ÉNONCÉ

1. OBJECTIF

S’assurer que toutes les écritures de journal manuelles ayant une incidence sur les états financiers de la Société sont préparées convenablement, accompagnées des documents pertinents, adéquatement examinées et approuvées, et inscrites dans le grand livre en temps opportun.

2. APPLICATION

La présente politique s’applique à toutes les écritures de journal préparées manuellement pour inscrire adéquatement les opérations ou retraiter les résultats dans le but de refléter correctement les normes IFRS.

La présente politique ne s’applique pas aux écritures créées automatiquement qui sont inscrites au grand livre par le grand livre auxiliaire, un système ou module de soutien ou une interface du système.

La présente politique ne s’applique pas aux transactions de transfert (KB61 et KB11N) qui sont inscrites dans le module CO (Contrôle de gestion) du SAP et servent à réaffecter des coûts ou à gérer la facturation interne.

3. DÉFINITIONS

Écritures de journal récurrentes : Écritures de journal connues et prévues pour être inscrites manuellement au grand livre sur une base régulière.

Écritures de journal programmées : Écritures de journal (documents récurrents) connues et programmées pour être inscrites automatiquement au grand livre à des périodes futures en fonction d’un calendrier préétabli couvrant l’exercice en cours.

Écritures de journal non récurrentes : Écritures de journal inscrites au grand livre de façon ponctuelle en fonction des opérations à inscrire ou en vue de retraiter les résultats dans le but de refléter correctement les normes IFRS.

Reports manuels : Écritures de journal permettant d’ajuster les résultats finaux afin d’inscrire des opérations ou de refléter correctement les normes IFRS, mais qui ne seront pas inscrites au grand livre ou qui le seront à une date ultérieure, et non pendant l’exercice en cours (« les ajustements importants »)

4. PRINCIPES DIRECTEURS

1. Les écritures de journal ne peuvent être approuvées ou inscrites que par le personnel des Finances disposant du pouvoir financier fonctionnel requis.
2. Le fait d’inscrire une écriture de journal dans le grand livre revient à attester son approbation.
3. Pour assurer une bonne séparation des tâches, les écritures de journal ne doivent pas être préparées/préenregistrées et approuvées/inscrites par la même personne.
4. Des procédures doivent être mises en place pour que toutes les écritures de journal requises soient inscrites au grand livre en temps opportun et pendant la période de présentation de l’information financière qui convient.
5. Des procédures doivent être mises en place pour que le premier directeur, ou leur délégué, examinent les écritures de journal importantes dans leur domaine de responsabilité.
6. Une surveillance sera établie pour déceler les éventuelles failles dans les mesures de contrôle ou pour trouver des façons d’en améliorer l’efficacité.
7. Toutes les écritures de journal seront accompagnées des pièces justificatives appropriées expliquant en détail la nature de la transaction et les montants inscrits, ainsi que les raisons qui les justifient. Ces pièces justificatives seront conservées et disponibles en tout temps pendant une période de six ans.

ANTÉCÉDENTS

Politique créée le 22 mai 2012

RÉFÉRENCES

• 2.3.08 Délégation des pouvoirs financiers (DPF)
• 2.3.12 Comptabilité générale et rapports – Lignes directrices

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toute question concernant l’interprétation ou l’application de cette politique, s’adresser au directeur des Politiques et du Contrôle interne. La responsabilité de l’interprétation de cette politique revient au contrôleur national.

ANNEXE A

PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

1. Préparation des écritures de journal – Des procédures doivent être mises en place pour s’assurer que les écritures de journal sont préparées de manière adéquate et précise, et que l’information de référence fournie est complète et pertinente pour en faciliter l’examen. Ces procédures doivent viser les objectifs suivants :

2. Approbation des écritures de journal (inscription) – Des procédures doivent être mises en place pour que les écritures de journal soient examinées et approuvées adéquatement par un tiers indépendant avant l’inscription. Dans le cas d’une écriture de journal programmée, un seul examen est nécessaire au moment de la création de l’écriture, pour la première période d’inscription ainsi que pour toutes les périodes ultérieures.
   
   La personne qui examine ou approuve l’écriture doit faire appel à son jugement afin de déterminer si elle détient les compétences ou les connaissances requises pour analyser une écriture très complexe. Dans certains cas, il pourra être souhaitable de confier cette analyse à une autre personne.
   
   Le fait d’inscrire une écriture de journal dans SAP revient à attester son approbation.
   Des procédures doivent être mises en place pour satisfaire aux conditions suivantes :
   • La personne qui approuve l’écriture de journal doit être de niveau égal ou supérieur à celle qui la prépare.
   • La personne qui approuve l’écriture de journal doit disposer du pouvoir financier fonctionnel approprié.
   • La personne qui approuve l’écriture de journal doit documenter son examen afin d’attester son caractère raisonnable et exact, et vérifier les pièces justificatives si elle le juge nécessaire.
   • Si l’écriture de journal a été examinée et approuvée par une autre personne que celle qui l’a inscrite au grand livre, les signatures ou approbations physiques doivent être apposées avant l’inscription.
3. Surveillance des écritures de journal – Des procédures doivent être mises en place pour veiller à l’inscription de toutes les écritures de journal requises et pour que les écritures importantes ou qui comportent un risque élevé soient examinées au moins une fois par trimestre par des membres de niveau supérieur. Toutes les activités de surveillance doivent être documentées, et l’examen ou l’approbation en résultant doivent être conservés et disponibles en tout temps.
   
   

   Exhaustivité : Des procédures doivent être mises en place pour veiller à l’inscription de toutes les écritures de journal requises pendant la période. Ces procédures doivent viser les objectifs suivants :

   • Les écritures de journal ordinaires et programmées font l’objet d’un examen documenté qui permet d’assurer que les inscriptions ont été réalisées conformément aux attentes.
   • Les écritures de journal ordinaires et programmées n’ayant pas été inscrites pendant la période font l’objet d’une explication.

Surveillance générale : Des procédures doivent être mises en place pour détecter les écritures de journal à risque élevé, aider à déceler les failles dans les procédures de contrôle ou les indices de fraudes, et trouver des possibilités d’améliorations éventuelles. Les paramètres précis à prendre en considération seront déterminés par les membres des Finances de niveau supérieur, si cela est jugé nécessaire. Dans tous les cas, une analyse des rapports ou des données devra être réalisée pour déceler tout écart inhabituel, toute tendance anormale ou toute faille dans les procédures de contrôle. Si des anomalies sont détectées, une enquête devra être réalisée et des mesures correctives seront prises.

Des activités de surveillance visant chacun des éléments suivants devront être mises en place pour chaque période de présentation de l’information financière :

• Volume et montant des écritures de journal par groupe/personne, et écritures préenregistrées par rapport aux écritures inscrites.
• Écritures d’un montant important (élevé) ou d’un montant supérieur à un certain seuil en dollars déterminé à l’avance, ou d’un montant supérieur au niveau d’autorisation prédéterminé.
• Manquement éventuel dans la séparation des tâches ayant entraîné le préenregistrement et l’inscription d’une écriture de journal par la même personne, ou l’inscription d’une écriture sans qu’elle ait été préenregistrée auparavant.
• Autres paramètres/rapports/mesures jugés nécessaires, le cas échéant.

Écritures de journal importantes : Chaque premier directeur, ainsi que leur délégué, devront examiner et approuver les écritures de journal importantes dont ils sont responsables pendant la période.

Ils devront faire preuve de jugement afin de déterminer les écritures à examiner, ou qu’ils jugent importantes et visées par l’examen. Une écriture de journal importante comporte généralement plus de risques d’être inexacte ou d’avoir une incidence importante sur les états financiers sous leur responsabilité. Exemples de facteurs de risques dont il faut tenir compte pour déterminer les écritures de journal importantes :

• Niveau d’importance de l’écriture de journal.
• Complexité des calculs ou des feuilles de calcul sur lesquels s’appuie l’écriture.
• Caractère non standard de l’écriture.
• Préparation de l’écriture par un nouvel employé.
• Création ou modification d’une écriture par suite d’une nouvelle procédure, politique ou norme comptable, ou d’un changement en résultant.
• Répercussions directes importantes de l’écriture de journal sur les notes aux états financiers ou sur les états financiers eux-mêmes.

Il est établi comme règle minimale que toute écriture de journal d’un montant supérieur à 5 M$ sera considérée comme une écriture de journal importante, et devra faire l’objet d’un examen.

Les écritures de journal considérées comme importantes pour la période visée seront identifiées dans le registre des écritures de journal. L’examen et l’approbation de ces écritures devront être attestés dans l’écriture ou les pièces justificatives.

4. Pièces justificatives – Toutes les écritures de journal doivent être accompagnées des pièces justificatives correspondantes expliquant en détail la nature de la transaction, les montants inscrits, ainsi que les raisons qui les justifient. Ces pièces justificatives seront conservées et disponibles en tout temps pendant une période de six ans.
   
   

   Chaque écriture de journal doit comporter les éléments suivants :

4. • Nom de l’auteur de l’écriture de journal, et date de réalisation/présentation;
   • Renseignements détaillés concernant l’écriture et les justifications, conformément aux critères suivants :
     • Renseignements exhaustifs et clairs;
     • Explication du contexte, le cas échéant;
     • Langage clair et simple (pas de termes du jargon ou d’acronymes sans définition);
     • Indication des normes IFRS qui s’appliquent ou des directives connexes;
     • Explication des objectifs des calculs et des méthodes utilisées (logique des calculs);
     • Renseignements compréhensibles par une personne ayant des connaissances professionnelles générales (et non techniques).
     • Système de renvoi permettant de relier les écritures de journal importantes ou significatives aux pièces justificatives correspondantes;
     • Documents de base ou pièces justificatives appropriées et raisonnables, comprenant notamment les originaux des pièces (facture, bon de commande, etc.), ou les rubriques appropriées permettant d’accéder directement à la pièce justificative;
     • Indication claire du montant de l’écriture dans les pièces justificatives, et clarté des calculs à l’appui du montant inscrit;
     • Validation des calculs sous-jacents par des méthodes secondaires ou d’autres calculs (si possible), ou contrôles de cohérence;
     • Autres mesures de validité des données ou de vérification logique, dans la mesure du possible et du raisonnable.
   • Mesures à prendre pendant la période visée :
     • Conservation des écritures de journal dans un classeur indexé une fois par mois/trimestre et conservé par l’auteur;
     • Résumé des écritures dans un registre conservé dans le classeur;
     • Preuve de l’analyse d’exhaustivité (section 3) conservée dans le classeur.
   • Autres dispositions :
     • Conservation du classeur pendant une période minimale de deux ans sur place, et à l’extérieur par la suite;
     • Conservation par l’auteur des feuilles de calcul attestant des procédures et calculs dans un dossier centralisé;
     • Conservation des feuilles de calcul et fichiers pour consultation/examen dans leur format numérique d’origine (données, formules, requêtes, calculs), tels qu’ils étaient au moment de la préparation de l’écriture de journal.
5. Exceptions – Dans les cas où la présente politique ou les lignes directrices ne pourront être entièrement respectées, des efforts devront être déployés afin de compenser par des mesures de contrôle ou des procédés appropriés visant à surveiller la situation de près. Quelques exemples des procédés à mettre en œuvre :

Séparation des tâches :

• Il peut arriver que les exigences opérationnelles ne permettent pas de garantir la séparation des tâches détaillée à la section 2, et que la préparation et l’inscription soient réalisées par la même personne. Dans ce cas, cette personne doit en informer son supérieur.
• Le supérieur doit examiner et approuver les écritures de journal en question ou, au minimum, attester qu’il a eu connaissance du manquement à la règle de séparation des tâches. Cet examen peut être attesté par courriel.

Approbation :

• Il peut arriver que la personne disposant du pouvoir financier fonctionnel requis ne soit pas disponible pour inscrire/approuver directement l’écriture de journal dans SAP. Si la date de clôture de la période risque d’être dépassée, le gestionnaire disposant du pouvoir financier peut déléguer temporairement l’approbation/inscription de l’écriture de journal à une autre personne par courriel. En aucun cas cette délégation ne peut être permanente.
• Le courriel de délégation du pouvoir d’approuver/inscrire l’écriture de journal doit être conservé avec l’écriture correspondante, ou centralisée dans un classeur ou un dossier.
• Dans les rares cas où l’approbateur est de niveau inférieur à l’auteur de l’écriture, le premier directeur, Finances, ou leur délégué, doit donner son autorisation par courriel, et ce courriel doit être conservé comme attestation. Il convient de noter que l’approbateur doit tout de même disposer du pouvoir financier fonctionnel requis pour inscrire l’écriture de journal.

Reports manuels (Finances nationales)

• Si une écriture de journal n’est pas indiquée dans la période adéquate du grand livre :
  • Tout doit être mis en œuvre pour que les écritures soient reportées manuellement dans la période suivante dans le grand livre;
  • Les preuves d’inscription de l’écriture à la période suivante doivent être conservées.
• Tous les reports manuels doivent être examinés et approuvés par le contrôleur national.

Réouverture du grand livre

• Mesures à suivre si le grand livre doit être rouvert pour inscrire une écriture après la date de clôture :
  • Le grand livre doit être rouvert par le groupe des Systèmes financiers, et uniquement à la réception d’une demande par courriel émanant du contrôleur national ou du directeur, Rapports financiers;
  • L’accès au grand livre doit être donné à une seule personne, dans la mesure du possible;
  • Le grand livre doit être fermé après l’inscription, ou au plus tard à la fin du même jour ouvrable.

6. Rôles et responsabilités
   • Tous les départements et le personnel qui inscrivent des écritures de journal, doivent veiller au respect des mesures suivantes :
     • Toutes les écritures de journal sont exactes et complètes;
     • Toutes les écritures de journal sont examinées adéquatement avant d’être inscrites au grand livre;
     • Toutes les écritures de journal sont approuvées/inscrites par une personne qui dispose du pouvoir financier fonctionnel requis;
     • Toutes les écritures de journal sont inscrites au grand livre en temps opportun;
     • Des mesures de contrôle ou des contrôles compensatoires adéquats sont mis en place pour assurer une bonne séparation des tâches;
     • L’auteur conserve les pièces justificatives des écritures de journal dans un emplacement centralisé;
     • Des procédures (comme de la formation périodique) sont en place afin de s’assurer que les personnes qui préparent les écritures de journal sont informées des exigences de la présente politique.
   • Le personnel des Systèmes financiers de la Société doit veiller au respect des mesures suivantes :
     • Des mesures de contrôle des systèmes sont mises en place pour assurer une bonne séparation des tâches;
     • Toutes les demandes de réouverture du grand livre sont autorisées adéquatement tel qu’il est stipulé à la section 5;
     • Le profil d’accès des utilisateurs de SAP fait l’objet d’un examen annuel documenté pour assurer un accès raisonnable et conforme aux pouvoirs financiers dont disposent les utilisateurs;
     • Les exigences en matière de surveillance précisées à la section 3 seront mises à l’épreuve.