Politique 2.3.6 : Approvisionnement - Annexe A

Entrée en vigueur : le 21 septembre 2005
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière


ANNEXE A - Définitions


1. Service Gestion des Approvisionnements (SGA)

Le rôle du SGA de la Société est, sans s’y limiter, de:

  • S’assurer que les achats de biens et services requis par la Société sont effectués de la manière la plus transparente, efficace, rapide et rentable possible tout en étant conforme au processus d’approvisionnement décrit à la présente politique; et
  • Identifier les opportunités d’économies résultant du regroupement des besoins d’achats de la Société et négocier des ententes corporatives avec les fournisseurs sélectionnés; et
  • Gérer les ententes corporatives et rendre compte de leur implantation, du respect des procédures associées et des économies résultantes.

2. Requérant

Tout employé autorisé de la Société qui désire acheter un produit ou service au nom de la Société.

3. Processus d’approvisionnement

Le processus d’approvisionnement signifie l’obtention par tous moyens – notamment par voie d’achat, de location, de bail ou de vente conditionnelle – de produits, de services ou de travaux de construction. Le processus d’approvisionnement comprend quatre phases : définition des besoins, sollicitation d’offres, attribution du contrat et administration du contrat.

4. Valeur d’achat

La valeur d’achat signifie l’estimation de l’engagement financier qui résulte d’un processus d’approvisionnement incluant toutes dépenses reliées à une option et une possibilité de prolongation de la durée de contrat. La valeur d’achat doit également prendre en considération toutes formes de rémunération incluant les primes, les honoraires, les commissions et l’intérêt. Nul ne doit préparer, concevoir ou établir de quelque façon une valeur d’achat, ni choisir une méthode d'évaluation ou répartir les biens ou services à acquérir entre plusieurs valeurs d’achat en vue de se soustraire aux obligations de la présente politique.

5. Mode d’approvisionnement

Le mode d’approvisionnement décrit le type de sollicitation d’offres, le nombre minimal de fournisseurs à solliciter, le solliciteur autorisé et le moyen d’achat autorisé. Le mode d’approvisionnement varie selon la nature et le montant estimé de l’achat requis. Les modes d’approvisionnement autorisés sont identifiés à la Matrice Approvisionnement (Annexe B).

6. Sollicitation d’offres

Le terme « Sollicitation d’offres » signifie toutes formes de demandes d’offres compétitives auprès de fournisseurs. Les sollicitations décrites ci-dessous sont celles le plus fréquemment utilisées par la Société:

6a) Demande de prix informelle (DI)
Cette méthode est utilisée pour faire appel à la concurrence dans le cas des petites opérations d'achat dont la valeur est inférieure à 10 000 $, lorsqu'une demande d'achat est faite pour un bien ou un service qui peut facilement être commandé par téléphone, courriel ou télécopieur et qui doit être fourni rapidement. Des offres sont obtenues d’au moins trois entreprises. Le fournisseur qui offre le prix le plus avantageux et qui respecte l'ensemble des conditions du marché se voit attribuer la commande. La liste des fournisseurs sollicités et les prix obtenus sont consignés par écrit et conservés au dossier.

6b) Demande de prix (DPrix)
Cette méthode est utilisée pour une demande d'achat de biens ou de services dont les besoins sont assez simples, par exemple lorsqu'il s'agit de biens courants. On simplifie les documents d'invitation pour permettre d'attribuer rapidement le contrat ou la commande. On attribue le contrat ou la commande au soumissionnaire qui a déposé l'offre la plus basse et qui respecte l'ensemble des exigences obligatoires précisées dans la DPrix.

6c) Demande de proposition (DP)
Bien qu'on s'en serve généralement pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure à 50 000 $, la Demande de proposition est souvent utilisée dans les cas où l'on ne peut pas choisir le fournisseur uniquement en fonction du prix le plus avantageux. On fait appel à la DP pour obtenir la solution la plus rentable, d'après les critères d'évaluation qui y sont définis.

6d) Demande d'offre à commandes (DOC)
Cette méthode d'invitation est très différente des autres. Elle permet d’obtenir des prix précis pour une certaine durée pour des biens ou services en particulier sans pour autant engager CBC/Radio-Canada à un montant ou volume minimum d’achat. L'offre à commandes n'est pas un contrat. Lorsque CBC/Radio-Canada passe une commande subséquente dans le cadre de l’offre à commandes, il s'agit alors d'un contrat.

6e) Demande de renseignements (DR)
Cette méthode consiste à recueillir des informations de la part des fournisseurs afin de:

  • Déterminer l’éventail des produits potentiels ou des solutions disponibles;
  • Clarifier et définir les exigences du marché;
  • Identifier et évaluer les risques associés au projet et à l’approvisionnement associé; et
  • Évaluer les coûts potentiels du projet et du processus d’approvisionnement associé.

6f) Demande de qualification (DQ)
Cette méthode est utilisée pour la qualification de produits ou services ou pour inviter des fournisseurs, s’ils respectent les critères de qualification, à s’enregistrer sur une liste permanente ou sur une liste particulière relative à un besoin spécifique ou à quelques besoins subséquents.

6g) Demande d’Arrangements en matière d’Approvisionnement (DAA)
Cette méthode est utilisée pour inviter des fournisseurs de services à soumettre une Offre pour devenir un Fournisseur Qualifié et signer un Arrangement en matière d’Approvisionnement avec CBC/Radio-Canada pour des Services spécifiés. Elle permet d’obtenir des paramètres précis pour une certaine durée, concernant les types de services recherchés, niveaux d’expertise, tarifs, disponibilité géographique, etc. L’Arrangement en matière d’Approvisionnement (AA) permet d’établir un cadre de procédures avec des fournisseurs qualifiés afin de permettre l’émission rapide d’engagements contractuels pour des mandats spécifiques via des Mandat de Travails (MDT). Un AA n’ engage pas CBC/Radio-Canada à un montant ou volume minimum d’achat. Un AA établit un ensemble de procédures d’approvisionnement et inclut un minimum de modalités contractuelles applicables à tout(s) contrat (s) formé(s) par la signature d’un MDT émis dans le cadre d’un mandat spécifique.

Lorsque la Société désire limiter la sollicitation d’offres à des produits, services ou fournisseurs qualifiés, le processus de qualification associé est mené via une demande de qualification.

7. Sollicitation d’offres publique

Le terme « Sollicitation d’offres publique » signifie une sollicitation d’offres publiée sur un système public où la sollicitation d’offres n’est pas limitée à des soumissionnaires sélectionnés. L’invitation à répondre à une sollicitation d’offres publique est publiée sur un système électronique, nommément www.merx.com, lequel est accessible à tous les fournisseurs canadiens.

L’avis de sollicitation d’offres publique doit comporter au moins les renseignements suivants:

a) une brève description des besoins envisagés;
b) l'endroit où il est possible de se procurer les documents de sollicitation d'offres et les renseignements inhérents;
c) les conditions d'obtention des documents de sollicitation d'offres;
d) l'endroit où les offres doivent être transmises;
e) la date et l'heure limite de présentation des offres;

La Sollicitation d’offres publique ne doit pas être confondue avec l’ouverture publique des offres. CBC/Radio-Canada privilégie le traitement confidentiel des offres reçues et conséquemment, ne publie pas les offres reçues.

8. Offre

Terme générique pour désigner toute réponse à une sollicitation d’offres. Une offre peut être des prix, une soumission ou une proposition, etc., incluant toute combinaison et/ou l’ensemble de ces types de réponse.

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