Politique 2.3.7 : Crédit et recouvrement - Annexe B

Entrée en vigueur : le 1er avril 1999
Révisée en : Le 18 Août 2015
Responsibilité : Vice-président et chef de la direction financière


ANNEXE B
SALAIRES ET CRÉANCES CONNEXES

AVANCES DE SALAIRE

Les Services partagés sont responsables du suivi et du recouvrement de toutes les créances salariales et connexes traitées par le système de la paie, conformément aux procédures et aux lignes directrices établies.

AUTRES COMPTES DÉBITEURS – EMPLOYÉS

Approbation des comptes débiteurs/prêts des employés et calendrier de recouvrement

Les employés de la Société sont admissibles à des prêts personnels uniquement en vertu des politiques institutionnelles (Finances et Administration) 2.3.10 – Prêts à des employés pour réinstallation et (Ressources humaines) 2.2.13 – Réinstallation.

Toutefois, il peut arriver que des employés reçoivent, pour diverses raisons, des trop-perçus dans le cadre du traitement de la paie, ou se voient accorder des avances même s’il n’y a pas eu d’interruption dans le processus de versement des salaires à la quinzaine. Dans de tels cas, deux options de recouvrement sont possibles :

  • Recouvrement immédiat auprès de l’employé de 100 % de la somme en question;
  • Recouvrement sur une certaine période de temps au moyen de retenues sur la paie, en fonction des lignes directrices établies et/ou de conditions négociées et approuvées.

Pour ce qui est de la première option, lorsque la somme en question fait l’objet d’un recouvrement immédiat et total auprès de l’employé, la créance sur l’employé sera quand même enregistrée.

Par ailleurs, lorsque le recouvrement s’étale sur une certaine période de temps, une créance doit être établie dans SAP (comptes débiteurs – employés). Cette transaction constitue un prêt à l’employé, qui se reflétera dans le bilan de la Société, et les modalités de recouvrement doivent être conformes au calendrier de recouvrement approuvé ci-dessous et être approuvées par le vice-président et chef de la direction financière, ou son délégué.

Si le montant de la créance est supérieur à 2 000 $ et si l’intérêt n’est pas appliqué à la juste valeur marchande d’un prêt fait à un employé (l’Agence du revenu du Canada publie les taux prescrits), l’employeur est tenu d’enregistrer la différence entre l’intérêt prescrit et l’intérêt réel appliqué au prêt comme un avantage imposable sur le T4/Relevé 1 de l’employé, aux fins de l’impôt sur le revenu, et ce, chaque année tant que le prêt n’est pas remboursé.

Les Services partagés ont la responsabilité de s’assurer que le processus est lancé immédiatement et est conforme au calendrier de recouvrement approuvé. Tout écart par rapport au calendrier doit être approuvé au préalable par le vice-président et chef de la direction financière ou son délégué (les premiers directeurs de Finances et Administration à Ottawa, à Montréal et à Toronto, leurs délégués, ou les contrôleurs régionaux).

Les Services partagés produisent des rapports d’analyse mensuels des comptes débiteurs – employés dans le VIP afin d’assurer un suivi, et une copie de ces rapports est fournie au directeur, Comptabilité et Rapports nationaux.

Les Services partagés doivent aussi s’assurer que les lignes directrices et les étapes décrites dans la section Suivi et recouvrement ci-dessous sont respectées.

CALENDRIER DE RECOUVREMENT APPROUVÉ

Voici le processus de recouvrement que doivent suivre les Services partagés en ce qui concerne les comptes débiteurs – employés, qui peuvent être le résultat du traitement de la paie ordinaire et de révisions de la paie des employés.

Pour les comptes débiteurs de moins de 10 $

  • Tous les comptes débiteurs – employés de moins de 10 $ créés dans un mois donné sont radiés toutes les deux semaines par les Services partagés.

Pour les comptes débiteurs de 10 $ à 20 $

  • Tous les comptes débiteurs – employés de 10 $ à 20 $ sont examinés. Si le compte débiteur s’explique facilement, on procède au recouvrement, et une note est inscrite sur l’avis de dépôt. Sinon, il est radié.

Pour les comptes débiteurs de 20 $ à 50 $

  • Tous les comptes débiteurs – employés de 20 $ à 50 $ font l’objet d’un recouvrement automatique, et une note est inscrite sur l’avis de dépôt.

Pour les comptes débiteurs entre 50 $ et 2 000 $

  • Tous les comptes débiteurs – employés de plus de 50 $, mais de moins de 2 000 $ sont récupérés à un taux minimum de 10 % de la paie ordinaire nette sur un maximum de 15 paies à compter de la prochaine paie de l’employé. Si des paiements forfaitaires ponctuels sont dus à l’employé pendant cette période, les comptes débiteurs sont aussi récupérés à même ces montants. Une communication écrite (lettre ou courriel) est envoyée à l’employé l’informant de la nature du compte débiteur et du calendrier de recouvrement qui indique le nombre de paies et le montant par paie.

Pour les comptes débiteurs entre 2 000 $ et 5 000 $

  • Tous les comptes débiteurs – employés de plus de 2 000 $, mais de moins de 5 000 $ sont récupérés par les Services partagés à un taux minimum de 10 % de la paie ordinaire nette sur un maximum de 20 paies, à compter de la prochaine paie de l’employé. Si des montants forfaitaires ponctuels sont dus à l’employé durant cette période, les comptes débiteurs seront aussi récupérés à même ces montants. Une communication écrite (lettre ou courriel) est envoyée à l’employé, l’informant de la nature du compte débiteur et du calendrier de recouvrement qui indique le nombre de paies et le montant par paie.

Pour les comptes débiteurs de 5 000 $ et plus

  • Tous les comptes débiteurs – employés de plus de 5 000 $ sont récupérés par les Services partagés à un taux minimum de 10 % de la paie ordinaire nette sur un maximum de 25 paies à compter de la prochaine paie. Si des montants forfaitaires ponctuels sont dus à l’employé durant cette période, les comptes débiteurs seront aussi récupérés à même ces montants. Une communication écrite (lettre ou courriel) est envoyée à l’employé, l’informant de la nature du compte débiteur et du calendrier de recouvrement qui indique le nombre de paies et le montant par paie.
  • Dans le cas des correspondants à l’étranger, les conventions collectives stipulent que nous devons informer les correspondants avant de lancer toute opération de recouvrement. Dans le cas des correspondants payés par le VIP, la Rémunération nationale avisera les correspondants avant que les remboursements soient faits (recouvrement sur une seule paie). Pour les correspondants aux États-Unis, la Rémunération nationale ajoutera un message sur la fiche de paie pour indiquer le mois au cours duquel le recouvrement sera fait.

Circonstances extraordinaires

Toute exception au calendrier de recouvrement ci-dessus doit être approuvée par le vice-président et chef de la direction financière ou son délégué avant que le calendrier révisé soit confirmé à l’employé. Les exceptions à la politique ne seront envisagées que dans des circonstances véritablement exceptionnelles. Les Services partagés feront ensuite le suivi avec l’employé afin de confirmer le calendrier de recouvrement révisé. Si l’employé ne répond pas dans un délai d’une semaine, les remboursements commenceront au taux déterminé dans le calendrier ci-dessus. Toutes les communications et copies des lettres seront documentées et conservées dans le dossier de paie/recouvrement de l’employé, et une copie pourrait être envoyée aux Ressources humaines locales, le cas échéant.

RÉINSTALLATION

A. Prêts pour réinstallation

Ressources humaines nationales

L’admissibilité aux prêts pour réinstallation sera déterminée en fonction de la politique institutionnelle (Ressources humaines) 2.2.13 – Réinstallation, dont est responsable le vice-président, Personnes et Culture. Le chef national, Réinstallations, est responsable de la gestion, de l’interprétation et de l’application de la politique. Toute demande de prêt pour réinstallation doit être traitée par le siège social.

Le chef national, Réinstallations, a les responsabilités suivantes :

  • obtenir l’autorisation du nouveau superviseur (au nouvel établissement) de l’employé dont la demande de prêt pour réinstallation est à l’étude;
  • fournir des conseils et de l’aide afin de déterminer l’admissibilité de l’employé au prêt pour réinstallation;
  • déterminer le montant du prêt en fonction des résultats du rapport sur la valeur comparée;
  • obtenir les renseignements financiers requis de la part de l’employé afin de préparer la demande de prêt;
  • préparer et soumettre la demande de prêt au vice-président, Personnes et Culture, et au vice-président et chef de la direction financière pour approbation et autorisation;
  • demander aux Finances nationales d’émettre le chèque du prêt au nom du notaire de l’employé, en fiducie, pour la conclusion de l’achat de la propriété;
  • recouvrer les montants de remboursement du prêt de l’employé à la date d’échéance.

Finances et Administration nationales

Toutes les demandes de prêt pour réinstallation doivent être approuvées par le vice-président, Personnes et Culture, et par le vice-président et chef de la direction financière, conformément à la politique institutionnelle (Finances et Administration) 2.3.10 – Prêts à des employés pour réinstallation.

Les chèques des prêts approuvés seront émis par le Centre national des paiements (CNP) au siège social, tandis que le contrôleur régional pour la région de la capitale nationale à Ottawa vérifiera les soldes de prêts et fera rapport au chef national, Réinstallations, à Ottawa en lui mentionnant les noms des employés, les sommes dues et les dates d’échéance des prêts.

B. Avances pour réinstallation

Ressources humaines locales

Les chefs des bureaux des Ressources humaines dans les régions et aux réseaux ont les responsabilités suivantes :

  • veiller à ce que l'employé reçoive une copie de la politique institutionnelle (Ressources humaines) 2.2.13 – Réinstallation;
  • déterminer si l'employé est admissible à une allocation de réinstallation non imposable et s’il a besoin d’une avance pour son déménagement;
  • veiller à ce que l’employé soit au fait de l’obligation de retenir l’impôt sur le revenu de la partie salariale d’une telle avance;
  • obtenir du superviseur de l’employé (au nouvel établissement) les approbations requises pour les avances admissibles;
  • soumettre une demande de règlement des frais de déplacement approuvée au CNP pour une telle avance;
  • veiller à ce que le chef des Ressources humaines locales du nouvel établissement reçoive la documentation nécessaire pour éviter que des chèques d’avance pour réinstallation ne soient émis en double;
  • faire le suivi auprès de l'employé conformément à l’échéancier défini dans la politique afin de s'assurer qu'il soumet une demande de règlement définitif, surtout s'il a reçu des avances (cette responsabilité incombe au chef des Ressources humaines locales au nouvel établissement).

AVANCES DE DÉPLACEMENT

La politique institutionnelle (Finances et Administration) 2.3.23 – Gestion des déplacements, mentionne ce qui suit : « La Société ne verse plus d’avance de déplacement. Le personnel peut toutefois se procurer de l’argent comptant au moyen de la carte de crédit institutionnelle pour les déplacements approuvée. Tout écart aux dispositions de la présente politique DOIT nécessairement être sanctionné par le premier agent local des Finances et de l’Administration. »

Devises canadiennes et devises étrangères

Dans le but d’éviter les problèmes potentiels inhérents à la conversion des devises, à la fluctuation des taux de change et, en particulier, aux restrictions sur les transactions bancaires en dollars américains imposées par les États-Unis et par d’autres pays, toutes les demandes de fonds en dollars américains ou en d’autres devises seront converties en dollars canadiens. Dans les cas rares et exceptionnels où le dollar américain est la seule devise acceptée, des dollars américains seront fournis à l’employé.

Finances et Administration locales

Dans les cas où des avances de déplacement sont consenties (il s'agit habituellement de grands événements sportifs comme les Jeux olympiques, les Jeux du Commonwealth, etc., pendant lesquels les employés sont à l’étranger pour des périodes plus longues que de coutume, de déplacements aux États-Unis ou de cas d'employés occasionnels qui n’ont pas de carte de crédit institutionnelle pour les déplacements), toutes les demandes doivent être approuvées par le premier agent des Finances et de l’Administration ou par son délégué local. Dans le cas d'événements majeurs, comme les Jeux olympiques, les agents des Finances et de l’Administration des réseaux peuvent approuver les demandes.

Le premier agent des Finances et de l’Administration de chaque établissement est responsable du suivi et du règlement ou du recouvrement de toute créance reliée à un déplacement pour les employés qui se trouvent dans leur établissement, peu importe l’origine de l’avance approuvée ou l’établissement du superviseur de l’employé. Si des avances sont consenties dans un établissement pour un employé basé dans un autre établissement, le premier agent des Finances et de l'Administration de l’établissement émetteur doit en aviser le premier agent des Finances et de l'Administration de l’établissement d'attache.

CENTRE NATIONAL DES PAIEMENTS (CNP)

Le CNP est un centre de traitement des paiements et n’est donc pas responsable du suivi ni du recouvrement des sommes dues par les employés. Cependant, si le personnel du CNP doit prêter son soutien pour le recouvrement de sommes dues (y compris les salaires et les créances connexes), il devrait recevoir une copie de toute la correspondance de suivi.

Dans le but de faciliter la fonction de suivi, un champ « Groupe clé » sera utilisé pour préciser l’établissement au moment de la création des numéros de fournisseur. Le CNP veillera à ce que ce champ serve à cette fin. Les codes à utiliser sont les suivants :

GROUPES CLÉS – ÉTABLISSEMENT

Région Groupe clé dans le registre principal des fournisseurs

Terre-Neuve

STJ

Maritimes

HAL

Atlantique

MCT

Québec

QUE

Montréal

MON

Ottawa

OTT

Ontario

TOR

Manitoba

WPG

Saskatchewan

REG

Alberta

EDM

C.-B.

VAN

CBC North

YEL

FONDS DE CAISSE

Finances et Administration locales

Le premier agent des Finances et de l’Administration de chaque établissement doit approuver toutes les demandes de fonds de caisse, notamment :

  • les petites caisses;
  • les caisses de production;
  • les caisses d'urgence pour déplacements;
  • les avances de déplacement permanentes (en de rares occasions et seulement pour les employés qui voyagent fréquemment et qui n’ont pas de carte de crédit institutionnelle pour les déplacements).

Ces fonds doivent être gérés conformément à la politique institutionnelle (Finances et Administration) 2.3.4 – Fonds de caisse. Cela comprend le recouvrement de ces fonds à partir de la paie de l’employé ou des sommes dues à l’employé lorsqu’il quitte la Société.

SUIVI ET RECOUVREMENT

En temps normal, le service qui approuve la transaction à l’origine de la créance de l’employé est responsable du suivi et du recouvrement de cette créance. Le Service des ressources humaines est responsable du salaire et des transactions connexes, des avances et des prêts pour réinstallation, tandis que le Service des finances et de l’administration est responsable des fonds de caisse, des avances de déplacement et des avances de déplacement permanentes. Cependant, peu importe le service responsable du suivi et du recouvrement, la procédure suivante doit être respectée :

Le service concerné doit créer un dossier contenant la documentation et la correspondance au sujet de la somme due par l’employé et prendre les mesures appropriées indiquées ci-dessous :

  • Pour les employés toujours au service de la Société :
    • Rencontrer l’employé ou lui téléphoner pour l’informer de la somme à rembourser et confirmer les détails dans un courriel, une note de service ou une lettre, dont une copie sera adressée au superviseur de l’employé.
      • Dans le cas des trop-perçus, l’employé devrait être tenu de rembourser immédiatement la totalité de la somme.
      • S’il existe des circonstances atténuantes et des raisons valables pour lesquelles la somme ne peut être immédiatement récupérée dans sa totalité ou conformément au calendrier de recouvrement approuvé, il incombe à l’employé de proposer un calendrier de recouvrement à la personne désignée aux Services partagés, qui doit consulter Finances et Administration avant de rencontrer l’employé pour fixer de façon définitive la période de remboursement.
      • Si l’on envisage une période de recouvrement prolongée, les facteurs suivants devraient être pris en considération :
        • La cause du trop-perçu;
        • Le statut de l’employé (permanent, temporaire, occasionnel, etc.);
        • Les effets sur le budget de l’émission ou du service;
        • Le recouvrement total dans l’exercice financier en cours.
  • Pour les employés qui doivent quitter la Société :
    • Il incombe au Service des ressources humaines approprié de veiller à ce que la « Liste de vérification – Employés qui quittent la Société » (disponible auprès de tous les bureaux des Finances et de l’Administration et des Ressources humaines) soit transmise aux fins de suivi et de recouvrement au chef intéressé et au Service des finances et de l’administration, de sorte que toutes les sommes dues par l’employé soient déduites des derniers paiements qui lui seront versés. Il ne faudrait pas procéder aux paiements finaux avant d'avoir reçu la liste du Service des finances et de l’administration.
  • Pour les employés ayant déjà quitté la Société :
  • Rencontrer la personne ou lui téléphoner pour l’informer de la somme due et lui fournir les détails et les pièces justificatives, et lui demander le remboursement ou prendre des dispositions en vue du recouvrement complet;
  • Si l’ancien employé ne répond pas ou s’il est difficile de communiquer directement avec lui, envoyer une lettre par courrier recommandé demandant le paiement dans les 10 jours ou demandant à la personne de communiquer avec vous immédiatement afin de prendre des dispositions en vue du recouvrement;
  • Si la personne ne répond pas dans les 10 jours, envoyer une deuxième et, au besoin, une troisième lettre par courrier recommandé. Cette troisième lettre devrait indiquer que, si la somme due n’est pas remboursée dans les 10 jours ou si la personne ne communique pas avec vous pour prendre des dispositions en vue du recouvrement, le dossier sera remis à une agence de recouvrement.

Quel que soit le statut de l’employé, si les efforts de suivi ne donnent aucun résultat, les dossiers des comptes en souffrance seront remis à une agence de recouvrement.

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