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Entrée en vigueur : Le 1^er avril 1999
Responsabilité : Vice-président et chef de la direction financière

ÉNONCÉ

Dans certaines circonstances, il peut être avantageux pour CBC/Radio-Canada de recevoir à ses frais des personnes de l'extérieur, de se faire représenter par des membres de son personnel dans des occasions publiques, de recevoir des membres de son personnel à l'occasion d'activités sociales, ou de fournir des repas, collations ou rafraîchissements à des membres de son personnel pendant les périodes de travail normales ou prolongées.

Ces activités doivent être nettement profitables et viser à améliorer la situation générale de la Société dans la collectivité, à remonter le moral du personnel, à optimiser le temps de travail et à réduire les coûts. Elles doivent être approuvées conformément aux procédures établies par la haute direction.

Étant donné que CBC/Radio-Canada reçoit une grande partie de son financement des contribuables canadiens, les coûts doivent être raisonnables et soutenir l'examen public. Il faut préciser le but de la dépense et le nom des personnes qui participent à l'activité. Lorsque les coûts engagés pour une activité comprennent déjà un repas ou une collation ou qu’un repas ou collation est fourni par une tierce partie, on ne peut accorder aux employés une indemnité supplémentaire de repas ou de collation.

ANTÉCÉDENTS

• La présente politique à été révisée et mise à jour en novembre 2010.
• La présente politique à été révisée et mise à jour en août 2007
• La présente politique a été mise à jour en octobre 2005.
• La présente politique a été mise à jour en mai 2005.
• La présente politique a été mise à jour en mai 2004.
• Cette politique a été mise à jour en novembre 2003.
• La présente politique remplace la politique nationale des Finances et de l'Administration No 403.60 Représentation, réceptions d'affaires et réceptions pour le personnel.

RÉFÉRENCES

Politiques nationales:
2.3.4 - Fonds de caisse
2.3.8 - Délégation des pouvoirs financiers
2.3.13 - Cadeaux, dons et autres contributions
2.3.23 - Gestion des déplacements

PERSONNE RESPONSABLE DE L'INTERPRÉTATION ET DE L'APPLICATION

Pour toute question concernant l'interprétation ou l'application de cette politique, s'adresser au directeur des Politiques et du Contrôle interne.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB:

Secrétariat général

ANNEXE A
PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES

Les lignes directrices suivantes se fondent sur les critères et les principes suivants :

1. LIGNES DIRECTRICES GÉNÉRALES

1. En tant que représentant de la Société, tout employé participant à des activités de représentation, des activités d’entreprise internes, des réceptions d’affaires et des réceptions pour le personnel des événements ou à des réunions de cette nature doit remplir ses fonctions de manière à préserver ou à rehausser la réputation de CBC/Radio-Canada.
2. Il est interdit aux employés de CBC/Radio-Canada de demander une indemnité de repas supplémentaire ou le remboursement de frais qui sont déjà payés par la Société ou une tierce partie de quelque autre façon.
3. Dans la mesure du possible, les employés de CBC/Radio-Canada qui ont à leur disposition une carte de crédit institutionnelle réservée aux déplacements sont tenus d’y imputer les frais de représentation, d’accueil, de réceptions d’affaires et de réceptions pour le personnel.

2. LIGNES DIRECTRICES Particulières

2.1 Lignes directrices particulières – Activités de représentation, d’accueil, réceptions d’affaires et réceptions pour le personnel (dans les locaux de CBC/Radio-Canada ou ailleurs)

Activités ayant lieu dans les locaux de CBC/Radio-Canada

Les demandes pour des activités ayant lieu dans les locaux de CBC/Radio-Canada peuvent être approuvées par tout chef disposant détenant une DPF, même si ce dernier y participe. Ces activités sont généralement désignées comme étant des repas d’affaires, des activités de formation ou des réceptions pour le personnel. Les gestionnaires n'ont pas à conserver une liste des personnes qui y ont pris part.

Activités ayant lieu hors des locaux de CBC/Radio-Canada

Les dépenses pour les activités ayant lieu en dehors des locaux de CBC/Radio-Canada nécessitent une approbation supplémentaire de la part du superviseur approprié ou de son délégué possédant la délégation du pouvoir de signature, qui ne participe pas à l’activité et qui occupe l’échelon hiérarchique directement au-dessus de celui du participant occupant l’échelon le plus élevé qui a organisé l’activité. Par ailleurs, ces dépenses ne peuvent être approuvées par la personne à laquelle le chef a délégué son pouvoir si celui-ci participe à l’activité. Les demandes et dépenses des dirigeants relevant du président-directeur général nécessitent l’approbation supplémentaire du premier directeur désigné des Finances et Administration nationales/réseau ou de son délégué. Pour leur part, les demandes et dépenses des chefs régionaux relevant des vice-présidents des services médias nécessitent l’approbation supplémentaire du contrôleur régional ou de son délégué. Pour tous les événements de ce type qui se déroulent hors des locaux de CBC/Radio-Canada, les gestionnaires doivent conserver une liste des personnes qui y ont pris part à des fins de vérification.

2.2 Lignes directrices particulières – Activités d’entreprise internes (dans les locaux de CBC/Radio-Canada ou ailleurs dehors)

1. À titre exceptionnel, les cadres supérieurs peuvent demander le remboursement de frais d’accueil d’entreprise internes engagées pour la tenue de réunions avec des collègues auxquelles aucun représentant de tierce partie ou de client ne participe.
2. Les frais d’accueil d’entreprise internes doivent être approuvées par le vice-président de la composante ou son délégué, les dépenses engagées par les vice-présidents (y compris les frais de repas avec d’autres vice-présidents) doivent être approuvées par le président-directeur et chef de la direction.
3. Le bureau de chaque vice-président établira à quelles personnes au sein de son secteur de responsabilité cette ligne directrice s’applique et mettra sur pied un mécanisme approprié de surveillance des dépenses qui assurera la consignation et la récupération des renseignements suivants :
   1. la date de la réunion;
   2. les noms des participants;
   3. l’objet de la réunion;
   4. les pièces justificatives pour la demande remboursement.
4. Chaque trimestre, les vice-présidents remettent à leur agent financier local les renseignements exigés pour qu’il en fasse un résumé et les consigne. L’agent financier local produit ensuite un rapport sommaire trimestriel qu’il soumet aux Finances nationales (Contrôleur national), pour examen et production d’un rapport global.
5. Les frais d’accueil d’entreprise internes trimestriels engagés par les vice-présidents sont publiés sur le site Web de CBC/Radio-Canada.

3. RÔLES ET ResponsAbilitÉs :

1. Rôles et responsabilités du CNP et des SP dans le traitement des paiements/remboursements relatifs à ce type de dépenses :
   Si les documents sont approuvés conformément à la politique de DPF, le CNP est chargé de :
   • Veiller à ce que les dépenses soient correctement codées/classées conformément au plan comptable;
   • Procéder au traitement des paiements en question.
2. Rôles et responsabilités des chefs qui engagent ce type de dépenses :
   • Veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et effectuées dans le cadre d’activités légitimes pour CBC/Radio-Canada;
   • Obtenir l’approbation supplémentaire de leur superviseur avant d’engager les dépenses;
   • Veiller à ce que l’on conserve, à des fins de vérification, une liste des noms des personnes pour qui ces dépenses ont été engagées ou qui ont participé aux activités en question ainsi que l’objet de la réunion, conformément aux lignes directrices particulières énoncées à la section 2.2 ci-dessus.
   • Veiller à ce que les procédures et lignes directrices s’appliquant compte tenu de la nature des dépenses engagées soient suivies.
3. Rôles et responsabilités des chefs qui approuvent ce type de dépenses :
   • Veiller à ce que les dépenses soient raisonnables et effectuées dans le cadre d’activités légitimes pour CBC/Radio-Canada;
   • Veiller à ce que la personne qui engage les dépenses fournisse ou tienne à jour, à des fins de vérification, une liste des noms des personnes pour qui ces dépenses ont été engagées ou qui ont participé aux activités en question ainsi que l’objet de la réunion, conformément aux lignes directrices particulières énoncées à la section 2.2 ci-dessus.
   • Veiller à ce que les procédures et lignes directrices s’appliquant compte tenu de la nature des dépenses engagées soient suivies.
4. Rôles et responsabilités des agents financiers locaux :
   • S’assurer que les dépenses soient raisonnables et effectuées dans le cadre d’activités légitimes pour CBC/Radio-Canada;
   • S’assurer que les procédures et lignes directrices s’appliquant compte tenu de la nature des dépenses engagées soient suivies.
   • S’assurer que la personne qui engage les dépenses fournisse ou tienne à jour, à des fins de vérification, une liste des personnes pour qui ces dépenses ont été engagées ou qui ont participé aux activités en question ainsi que l’objet de la réunion, conformément aux lignes directrices particulières énoncées à la section 2.2 ci-dessus.
   • S’assurer qu’un système approprié de surveillance des demandes de remboursement des d’accueil d’entreprise internes a été mis en place et que toutes les pièces justificatives nécessaires sont conservées.
   • S’assurer que les rapports sommaires trimestriels de frais d’accueil d’entreprise internes sont remis en temps opportun au contrôleur national.

ANNEXE A-1
PROCÉDURES ET LIGNES DIRECTRICES