Règles et procédures relatives à la carte de crédit du parc automobile

Entrée en vigueur : 27 mai 2016
Responsabilité : Vice-président principal et chef de la direction financière

RÈGLES ET PROCÉDURES

I. Cartes de crédit assignées

CBC/Radio-Canada attribue à chaque véhicule du parc automobile une carte de crédit qui sert au paiement des dépenses propres au véhicule pour lequel elle a été initialement émise.

  1. Un conducteur doit porter à la carte de crédit assignée au véhicule qui lui est confié toutes les dépenses reliées à l’utilisation de ce véhicule. Les dépenses admissibles sont indiquées à l’annexe C – Dépenses pouvant être portées à la carte de crédit du parc automobile.

    Note : Le conducteur doit faire preuve de jugement dans l’imputation des dépenses à une carte de crédit du parc automobile, en n’utilisant la carte que pour les produits et services qui sont nécessaires aux fins du travail.

  2. Un conducteur ne peut être en possession que de la carte de crédit expressément assignée au véhicule du parc automobile qui lui est présentement attribué; toute autre carte de crédit du parc automobile doit être immédiatement remise au coordonnateur local du parc automobile (CLPA).
  3. Lorsqu’un véhicule est transféré à un autre employé, la carte doit également lui être remise.
  4. Si un véhicule est aliéné, la carte doit être remise au CLPA.

Surveillance des cartes de crédit assignées

Chaque mois, le CLPA doit :

  1. Faire l’examen de l’utilisation de la carte de crédit du parc automobile pour tous les véhicules relevant de sa responsabilité. Cet examen doit inclure une comparaison des frais portés à la carte par kilomètre pour chaque véhicule avec le coût moyen établi par kilomètre pour la classe de véhicule.
  2. Faire enquête sur tout écart de coût supérieur à 15 % et signaler de tels écarts au premier chef national du parc automobile.

Note : Le CLPA doit conserver des dossiers de toutes les comparaisons et des enquêtes subséquentes à des fins de vérification.

II. Cartes de crédit non assignées

CBC/Radio-Canada émet aussi des cartes de crédit du parc automobile non assignées, pour toutes les dépenses liées à des véhicules qui ont été loués pour les besoins opérationnels, mais auxquels aucune carte de crédit n’a été assignée. Une carte de crédit non assignée peut aussi servir à remplacer temporairement la carte de crédit assignée d’un véhicule si celle-ci a été égarée.

  1. Le premier chef national du parc automobile doit approuver l’émission de toutes les cartes de crédit du parc automobile qui ne sont pas assignées à un véhicule en particulier.
  2. Le CLPA est responsable des cartes de crédit non assignées et, à ce titre, il doit :
    • s’assurer que les cartes sont gardées en lieu sûr lorsqu’elles ne sont pas utilisées;
    • tablir un registre écrit indiquant à quel moment une carte est remise à un conducteur, avec indication du nom du conducteur, du numéro du véhicule et de la période pendant laquelle le conducteur a utilisé la carte.

Suivi des cartes de crédit non assignées

Chaque mois, le CLPA doit :

  1. obtenir un rapport des transactions portées à toutes les cartes de crédit non assignées et concilier ce rapport avec le registre;
  2. faire enquête sur les frais inhabituels et signaler ces cas au premier chef national du parc automobile.

OUTILS

  • Payer pour des services d’entretien
  • Achats de service d’entretien à l’aide de la carte de crédit du parc automobile

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Pour toute question relative à l’interprétation ou l’application des présentes règles et procédures, s’adresser au premier chef national du parc automobile.

ANNEXE

  • Annexe C – Dépenses pouvant être portées à la carte de crédit du parc automobile

Outil de soulignement de texte