Règles et procédures relatives au dépôt d’une plainte concernant les langues officielles

Date d’entrée en vigueur : 1er avril 2018
Responsabilité : Vice-présidente, Personnes et Culture

RÈGLES ET PROCÉDURES

Dépôt d’une plainte

  1. Un employé qui souhaite déposer une plainte relativement à un manquement dont il a été témoin ou victime doit remplir le Annexe C - Formulaire de plainte relative aux langues officielles. Si la plainte provient d’une personne de l’extérieur, cette dernière pourra être dirigée vers le site web de la Société, à la section Nous joindre. La plainte sera transmise à la personne responsable du Programme des langues officielles, qui mènera une enquête.
  2. L’employé doit, le cas échéant, informer immédiatement ou le plus tôt possible la personne dont il présume qu’elle a enfreint la Politique sur les langues officielles de la Société.
  3. L’employé doit ensuite signaler immédiatement, ou le plus tôt possible, tout manquement à son supérieur immédiat qui doit alors informer sur-le-champ la personne responsable du Programme des langues officielles. Si la plainte concerne un supérieur direct, l’employé doit signaler le manquement à la personne responsable du Programme des langues officielles.
  4. Les employés ou les personnes de l’extérieur peuvent en tout temps contacter le Commissariat aux langues officielles.
  5. Les circonstances de la plainte ou l’identité de la personne qui a porté plainte ne sont pas divulguées, à moins que ces renseignements ne soient nécessaires pour mener l’enquête, résoudre le problème, obtenir des conseils juridiques ou satisfaire à une exigence légale.

Note : Une personne qui dépose une plainte ne peut être pénalisée ou faire l’objet de mesures disciplinaires si elle a porté plainte en toute bonne foi. Toutefois, les fausses plaintes intentionnelles ou les plaintes frivoles ne seront pas tolérées et donneront lieu à des mesures disciplinaires.

Processus d’enquête

Les plaintes seront traitées le plus rapidement possible. Les délais de réponse aux plaintes sont indiqués dans le tableau ci-dessous; toutefois, la complexité d’un dossier pourrait entraîner des délais plus longs que ceux mentionnés.

Mesures prises par les Ressources humaines (RH)

Délais

Les RH accusent réception de la plainte et communiquent avec l’employé qui a déposé la plainte.

Dans les 2 jours ouvrables (à partir de la date du dépôt de la plainte)

Les RH communiquent par écrit avec la personne faisant l’objet de la plainte, et lui donnent l’occasion de répondre.

5 jours ouvrables (à partir de la date du dépôt de la plainte)

Les RH demandent au plaignant et à la personne faisant l’objet de la plainte s’ils souhaitent participer à un processus de médiation.

  1. Si les deux parties acceptent :
    • Un tiers neutre et expérimenté aide à trouver une solution équitable, raisonnable et rapide, qui répond aux besoins des deux parties :
  1. Si les parties parviennent à résoudre le problème, la plainte est considérée comme étant fermée.
  2. Si les parties ne parviennent pas à trouver une solution acceptable dans les 10 jours suivant le début de la médiation, le plaignant peut demander à ce que le processus formel d’enquête débute, tel qu’il est décrit ci-dessous.
  1. Si au moins l’une des deux parties n’accepte pas le processus de médiation :
    • Le processus formel d’enquête débute, tel qu’il est décrit ci-dessous.
10 jours ouvrables (à partir de la date du dépôt de la plainte)

Les RH font enquête de manière formelle, font des constats et tirent une conclusion sur la validité de la plainte. Les RH recommandent des mesures correctives, le cas échéant. Finalement, les RH envoient une ébauche du rapport pour commentaire par toutes les parties concernées.

  1. Processus avec médiation :
  • 15 jours ouvrables (après la fin d’une médiation ayant échoué)
  1. Processus sans médiation :
  • 15 jours ouvrables (à partir de la date du dépôt de la plainte)

Après l’enquête, les RH préparent un rapport final qu’elles soumettent au plaignant, à la personne faisant l’objet de la plainte et à toutes les autres parties concernées.

  1. Processus avec médiation :
  • 25 jours ouvrables (après la fin d’une médiation ayant échoué)
  1. Processus sans médiation :
  • 25 jours ouvrables (à partir de la date du dépôt de la plainte)
  1. Le rapport d’enquête final doit être approuvé par la personne responsable du Programme des langues officielles. Si le rapport conclut que la plainte est fondée, les Ressources humaines travailleront avec toutes les composantes appropriées afin d’adapter les procédures ou de mettre en œuvre des mesures visant à éviter que le problème se reproduise.
  2. Tous les rapports d’enquête doivent être conservés dans une base de données sécurisée au sein du service des Ressources humaines.

ANNEXE

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Toute question relative à l’interprétation des présentes Règles et procédures doit être envoyée au bureau local des Ressources humaines.

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