Politique 2.11.2 : Travaux de construction et travaux locatifs

Entrée en vigueur : Le 28 octobre 2003
Responsabilité : Vice-président principal, Infrastructure et Services technologiques médias

ÉNONCÉ

  1. A l’exception des propriétés de Transmission et Distribution, tous les projets de construction (rénovation, modernisation, remaniement et modification) prévus pour les immeubles et les terrains de CBC/Radio-Canada doivent être soumis aux Services immobiliers , afin qu’on puisse s’assurer que les travaux sont conformes à la planification globale de la Société et des Service immobiliers pour l’ensemble du parc immobilier de la Société. Les Services immobiliers ou une entité ayant fait l’objet d’une délégation de pouvoir de la part de les Services immobiliers nommera un chef de projet qui sera responsable de toutes les activités qui sont sous la responsabilité des Services immobiliers .
  2. Chaque projet sera clairement défini par le service qui en fait la demande dans un énoncé de besoins qui sera transmis aux Services immobiliers et qui précisera la portée et les objectifs du projet. L’équipe de gestion professionnelle de la Société préparera un plan détaillé du projet en se fondant sur l’énoncé de besoins et elle procédera à des vérifications appropriées en matière d’échéancier, de coûts et de qualité.
  3. Tous les travaux de construction et les modifications seront effectués conformément aux codes et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux afin d’offrir un milieu de travail sûr et salubre.
  4. L’approbation des Services immobiliers sera requise avant le début des travaux lors d’études de faisabilité.
  5. En qui concerne les projets traités dans le cadre du processus de planification des dépenses en capital, les services de soutien ou médias nommeront un premier gestionnaire de projet qui sera responsable du contrôle de tous les aspects du projet, y compris les coûts. En ce qui concerne la partie du projet gérée et exécutée par les Services immobiliers , le premier gestionnaire de projet contrôlera les coûts à l’aide de rapports appropriés fournis par les Services immobiliers . Les Services immobiliers sont responsable pour les coûts de construction.

Les annexes ci-jointes définissent les rôles et responsabilités des services et des Services immobiliers.

ANTÉCÉDENTS

Il s’agit d’une nouvelle politique.

Des locaux de CBC/Radio-Canada ont été à l’occasion modifiés ou rénovés par un occupant de la Société sans la participation initiale des Services immobiliers . Une approche normalisée de gestion des travaux de construction et des modifications aux locaux permettra de s’assurer que les projets sont réalisés dans le cadre de la planification globale et de l’intention stratégique de centraliser les projets de construction aux Services immobiliers , qui vise à contrôler l’échéancier, les coûts et la qualité de l’ensemble de ces projets. Les Services immobiliers s’assureront également que les normes stipulées dans les codes sont respectées.

RÉFÉRENCES

Politiques institutionnelles

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toute question concernant l’interprétation ou l’application de la présente politique, s’adresser au vice-président, Infrastructure et Services technologiques médias.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général


ANNEXE A
RÔLES ET RESPONSABILITÉS


Services

De nombreuses situations peuvent se présenter dans lesquelles les services souhaitent modifier les locaux ou lancer un projet qui entraînera des changements matériels aux locaux. En voici des exemples :

  1. Un service souhaite rénover ses locaux en raison de leur ancienneté ou de leur vétusté.
  2. Un service a besoin de réorganiser son espace en raison de changements apportés à son fonctionnement ou à l’organisation.
  3. Un service doit installer un nouvel équipement, ce qui entraîne des modifications au bâtiment (équipement de radiodiffusion, antennes, réaménagement des plafonds, modifications ou ajouts aux systèmes mécaniques ou électriques, ou nouvelle décoration en raison de l’installation de nouveaux occupants).

Dans tous les cas, les services doivent faire parvenir un énoncé des besoins aux Services immobiliers. L’énoncé des besoins établira les objectifs généraux des modifications ou des ajouts matériels à apporter aux locaux.

Services immobiliers

  1. En règle générale, les Services immobiliers procédeont à une description détaillée du concept du projet et de ses exigences (normes d’utilisation de l’espace, critères de rendement, faisabilité du point de vue matériel et économique). Elle se chargera d’obtenir les autorisations municipales s’il y a lieu, organisera et coordonnera le financement, engagera des architectes et des ingénieurs, choisira l’approche appropriée pour l’organisation du projet, gérera le processus de sélection de l’entrepreneur, engagera celui-ci et décidera de la dotation du projet et des modes d’établissement des rapports.
  2. les Services immobiliers coordonneront également les communications liées au projet, étant donné que les travaux peuvent à l’occasion avoir des répercussions sur les activités de productions de la Société, sur les autres services et sur les fournisseurs.
  3. Les Services immobiliers seront également responsables des activités de mise en service. Il s’agit du processus qui vise à certifier que l’ensemble des systèmes et la structure du bâtiment ou des locaux sont conformes aux spécifications du contrat et aux exigences de l’essai de rendement. La mise en service comprend également les tâches d’administration et de documentation liées au processus de certification.
  4. Les Services immobiliers veilleront à ce que le chef de projet délégué coordonne l’assurance et les garanties dans les quatre domaines touchant les projets de construction :
    1. La responsabilité civile;
    2. L’indemnisation des accidentés du travail (conformément à la juridiction municipale);
    3. Les risques portant sur les biens et les risques des entrepreneurs;
    4. Les cautionnements (cautionnements de soumission et cautionnements de bonne exécution).
  5. Les Services immobiliers géreront le paiement des travaux effectués. Habituellement, les contrats prévoient le versement d’acomptes à l’entrepreneur en fonction des matériaux livrés et du travail effectué. Les contrats prévoyant des paiements échelonnés incluent généralement une clause permettant de retenir de 10 à 15 % de la somme finale jusqu’à l’achèvement complet des travaux. On appelle achèvement substantiel des travaux, le point où le propriétaire ou le service peut utiliser les locaux ou les améliorations. L’achèvement complet des travaux nécessite non seulement que tous les travaux soient terminés, y compris ceux figurant sur la liste de travaux à compléter, mais aussi que les travaux ou modifications soient documentés par des plans d’ouvrage terminé, les garanties pour l’équipement, les manuels d’utilisation et, s’il y a lieu, un certificat d’utilisation délivré par les autorités compétentes.
  6. Les Services immobiliers imputeront les coûts du projet au service qui en a fait la demande.
  7. Lorsqu’un aménagement ou un projet requière de nouveaux meubles, les Services immobiliers, en collaboration avec les services des approvisionnements, feront part des lignes directrices qui guident la sélection et l’achat des meubles au requérant et guideront ce dernier dans ces décisions. Le tout pour assurer une homogénéité locale et une meilleure fonctionnalité du mobilier et le respect des règles portant sur l’ergonomie en fonction du Code canadien du travail.

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