Politique 2.11.3 : Location de locaux dans les cas où CBC/Radio-Canada est locataire

Entrée en vigueur : Le 9 novembre 2004
Responsabilité: Vice-président principal, Infrastructure et Services technologiques médias

ÉNONCÉ

Il incombe aux Services immobiliers de s’assurer que toutes les activités entourant la location de locaux dans les cas où CBC/Radio-Canada est locataire sont gérées d’une manière efficace et rentable, et que l’exploitation des émissions, la production et toutes les autres composantes fonctionnelles disposent d’installations appropriées pour pouvoir remplir leurs objectifs le plus efficacement possible, conformément à leur mandat et aux lignes directrices institutionnelles. Il incombe plus particulièrement aux Services immobiliers :

  • de minimiser les dépenses pour la location de locaux et d’en optimiser l’efficacité en respectant les normes établies du marché immobilier décrites à l’annexe E (les normes applicables à un locataire portent sur les aspects financiers, physiques, juridiques, environnementaux et concurrentiels de la transaction et sur sa compatibilité avec les activités de la Société);
  • d’uniformiser les activités de location et d’en rationaliser les procédures en s’assurant que les sommes payées correspondent au moins à la valeur marchande des locaux visés dans le cas des engagements à court, moyen ou long terme et que la Société prend en location des locaux additionnels uniquement lorsqu’elle ne dispose d’aucun local approprié dans son parc immobilier;
  • de s’assurer que tous les baux sont signés conformément aux politiques et directives institutionnelles, plus particulièrement celles mentionnées à la section « Références » de la présente politique;
  • d’établir des normes et des procédures relativement à la location de locaux à un propriétaire;
  • de veiller à ce que toutes les composantes et tous les groupes utilisateurs comprennent et suivent la présente politique de location.

Afin d’arriver à une certaine efficacité opérationnelle, les groupes utilisateurs et leurs gestionnaires doivent au minimum recourir aux Services immobiliers dans tous les cas décrits à l’annexe A afin de faire examiner, valider, autoriser et signer les transactions de location.

ANTÉCÉDENTS

Cette politique est entièrement nouvelle.

RÉFÉRENCES

Politiques institutionnelles :

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toutes questions relatives à l’interprétation ou à l’application de la présente politique, s’adresser au vice-président principal, Infrastructure et Services technologiques médias.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général


LES PROCÉDURES ET LES LIGNES DIRECTRICES
ANNEXE A


Location de locaux à l’exclusion des locaux utilisés à des fins particulières de production, pour des événements spéciaux et pour la transmission

Il existe au moins quatre situations où il est obligatoire de recourir aux Services immobiliers afin de s’assurer que les locaux sont utilisés de manière optimale et que les transactions effectuées correspondent aux normes du marché applicables à un locataire. Voici quelles sont ces quatre situations :

  1. Les locaux actuels d’un groupe utilisateur ne répondent plus à ses besoins, et ce groupe est à la recherche de locaux additionnels dans son immeuble actuel ou dans un autre immeuble.
  2. Un groupe utilisateur fait face à de nouvelles exigences et a besoin de locaux pour y répondre.
  3. Un groupe utilisateur réduit ses activités et dispose de locaux excédentaires. On peut alors envisager de déménager ce groupe utilisateur ailleurs et de sous-louer les locaux qu’il occupe actuellement ou y installer un autre groupe utilisateur de CBC/Radio-Canada qui ferait une utilisation plus optimale des locaux en question.
  4. Le bail d’un groupe utilisateur arrive à sa date de renouvellement ou à sa date d’échéance.

Tous les groupes utilisateurs à la recherche de nouveaux locaux devraient acheminer au minimum les détails suivants sur leurs besoins au directeur, Développement stratégique et Location, Services immobiliers, et à SNC-Lavalin O&M, qui contribuerait à la recherche de locaux, et faire parvenir une copie des documents en question à leur vice-président ou à son délégué :

  • le nombre de personnes visées par le déménagement;
  • les fonctions exercées par ces personnes;
  • les exigences techniques précises auxquelles les locaux doivent répondre.

Si les locaux actuellement occupés doivent être abandonnés (comme ce serait le cas dans les situations 3 et 4), il faut également fournir l’adresse de ces locaux, leur emplacement et le numéro des bureaux qui seront laissés vacants.

Les Services immobiliers évaluent la possibilité de répondre aux besoins de locaux du groupe utilisateur à même le parc immobilier actuel de la Société (à l’intérieur de la région, le cas échéant). Si elle n’arrive pas à trouver des locaux appropriés dans le parc immobilier actuel, les Services immobiliers cherchent sur le marché des locaux satisfaisants. Ces locaux sont alors évalués en fonction des normes établies du marché immobilier (c’est-à-dire en tenant compte des aspects financiers, physiques, juridiques, environnementaux et concurrentiels et de leur compatibilité) ainsi que conformément à la stratégie de planification globale de la Société en la matière. Les Services immobiliers remettent à titre d’information ses conclusions documentées à la personne désignée représentant le groupe utilisateur. Pour toutes les transactions immobilières, dès le début de l’initiative de location, une personne est désignée au sein de chaque groupe utilisateur afin de coordonner la planification de l’utilisation des locaux, les communications, le déménagement, etc., et pour approuver la transaction au nom du groupe utilisateur.

Les Services immobiliers gèrent la publication des demandes de propositions (DP), l’embauche d’un courtier en immeubles, les négociations avec le courtier ou le propriétaire ainsi que les activités entourant la rédaction de la lettre d’intention, l’offre de location ou les documents de renouvellement et la signature comme telle d’un bail valide qui correspond aux normes décrites à l’annexe E. Les documents doivent être préparés ou vérifiés par le Service juridique de la Société. La lettre d’intention, l’offre de location, les documents de renouvellement et le bail doivent être approuvés par la Société, conformément à la politique institutionnelle 2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature, et respecter pleinement le principe des deux signatures. Les approbations qui suivent sont notamment requises :

  • Valeur totale de la transaction inférieure à 1 million de dollars : approbation du directeur exécutif, Services immobiliers.
  • Valeur totale inférieure à 4 millions de dollars : approbation du président, Services immobiliers.
  • Valeur totale égale ou supérieure à 4 millions de dollars, mais inférieure à 15 millions de dollars : approbation écrite du Conseil d’administration
  • Valeur totale égale ou supérieure à 15 millions de dollars : approbation écrite du Conseil d’administration et du gouverneur en conseil.
  • Tous les baux, à l’exception de ceux renouvelés automatiquement aux mêmes conditions ou à des conditions prédéterminées ou dont le loyer est simplement ajusté en fonction de l’IPC, doivent être examinés conformément à la politique institutionnelle 2.9.3 - Délégation du pouvoir de signature et aux règles du Conseil du Trésor.

Lorsque des espaces doivent être loués à l’extérieur du Canada, les Services immobiliers détermineront la meilleure méthode pour trouver les espaces requis. Une fois ces espaces trouvés, les Services immobiliers feront la révision des documents de demande de propositions (DP), de la lettre d’intention, de renouvellement et/ou de location, avec l’aide experte d’un juriste au fait des lois de l’endroit, des politiques institutionnelles et des règlements du Conseil du Trésor.

Toutes les transactions de location sont consignées dans une base de données immobilières afin d’assurer une gestion efficace des baux et de garantir le respect de toutes les obligations afférentes. Sur le plan stratégique, et afin de disposer de tous les éléments d’information nécessaires à l’administration efficace du parc immobilier, il est essentiel que toutes les transactions immobilières et l’information pertinente soient centralisées aux Services immobiliers.

Une copie du bail original est également acheminée au Service national des finances et de l’administration par les Services immobiliers afin de permettre une centralisation additionnelle des registres.


ANNEXE B - Location à des fins particulières de production


Tout accord lié à la location de locaux appartenant à une tierce partie pour une période d’une durée inférieure à un an à des fins particulières de production est géré et traité directement par les instances compétentes de la Radio ou de la Télévision. Cependant, les Services immobiliers restent à la disposition des différents groupes utilisateurs, le cas échéant. Les Services immobiliers sont cosignataire des locations portant sur une période d’un an ou plus afin de permettre la réalisation d'analyses de rentabilité visant à évaluer si la transformation de locaux appartenant à CBC/Radio-Canada ne répondrait pas aux besoins de production à moindre coût. Les Services immobiliers s’assurent aussi que les transactions portant sur une longue période ne se superposeront pas à des développements internes à venir pour répondre aux besoins de production.


ANNEXE C - Événements spéciaux


Un groupe utilisateur peut solliciter et signer avec un tiers un contrat pour la tenue d’événements spéciaux si l’événement est tenu dans un édifice n’appartenant pas au parc immobilier de la Société.

Le groupe utilisateur qui loue des locaux d’un tiers pour y tenir un événement spécial s’assure que la transaction est documentée par une convention, un contrat ou un bail approprié et que les documents juridiques en question contiennent des clauses relatives aux assurances, à la non-responsabilité, aux indemnités à verser, aux possibilités de résiliation (motivée, défaut de paiement), aux frais liés à la prolongation de l’utilisation, aux frais liés à la réparation des dommages éventuels et à la procédure de remise en état des lieux.


ANNEXE D - Locaux utilisés à des fins de transmission


Tout accord lié à la location de locaux appartenant à un tiers à des fins de transmission sera initié, traité et géré directement par le groupe relevant du chef de la direction technologique (CDT).


ANNEXE E - Lignes directrices générales et procédures


Approbations

Toutes les transactions de location de locaux, à l’exclusion de celles portant sur des locaux loués à des fins particulières de production, des locaux servant à des événements spéciaux ou des locaux utilisés à des fins de transmission (comme il est mentionné précédemment), sont approuvées et autorisées par écrit, par les Services immobiliers conformément aux dispositions de la présente politique.

Toutes les transactions de location, y compris la location de locaux à des fins particulières de production, de locaux servant à des événements spéciaux ou de locaux utilisés à des fins de transmission, sont assujetties aux politiques institutionnelles pertinentes, notamment à la politique institutionnelle 2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature. De plus, une copie du bail original ou du contrat de location est également acheminée au Service national des finances et de l’administration.

Financement

Le groupe utilisateur finance toutes les nouvelles transactions de location qu'il demande et il doit transférer les budgets nécessaires aux Services immobiliers pour couvrir son loyer annuel et tous les autres frais liés à l’occupation de ces nouveaux locaux (augmentation de la sécurité, source d’alimentation électrique additionnelle, construction auxiliaire, etc.). Les Services immobiliers prenent alors en charge la gestion des locaux loués. Des exceptions peuvent se présenter dans le cas des projets approuvés de consolidation et d’autres initiatives étayés par une analyse de rentabilité dûment approuvée.

Le groupe utilisateur finance le coût des études qu’il a sollicitées même si le projet n’est pas approuvé ou ne va pas de l’avant. S’il faut embaucher des experts-conseils de l’extérieur pour procéder à des études ou à des analyses, les Services immobiliers seront responsables de négocier le contrat de l’expert-conseil de l’extérieur et informera préalablement le groupe utilisateur des sommes qu’il devra engager et obtiendra son approbation avant d’engager quelque dépense que ce soit.

NORMES DU MARCHÉ IMMOBILIER APPLICABLES À UN LOCATAIRE

Aspects financiers :

La valeur véritable d’un bien immobilier se mesure en fonction de son effet sur les flux de trésorerie, de sa valeur actualisée nette (VAN), du taux de location effectif net et en comparaison des coûts de location sur le marché pour des locaux similaires.

Aspects physiques :

L’utilisation optimale estimée doit être physiquement plausible. Il faut réunir suffisamment de données sur les restrictions applicables et sur l’état physique des lieux pour être en mesure d’en établir par une analyse le caractère approprié sur le plan physique, compte tenu de l’utilisation qu’on se propose d’en faire.

Aspects juridiques :

Certaines restrictions juridiques peuvent s’appliquer à un bien immobilier, empêchant ou limitant les améliorations nécessaires pour que les locaux répondent aux besoins évolutifs de la Société en sa qualité de locataire. Ces restrictions peuvent notamment prendre la forme d’exclusivités ou émaner des règlements de zonage ou des codes du bâtiment. L’évaluation de la transaction doit également tenir compte de questions juridiques comme, sans toutefois s’y restreindre, l’existence possible d’un droit de préemption ou d’une option sur des locaux adjacents dont la Société pourrait avoir besoin à des fins d’expansion. La Société doit protéger ses intérêts en étudiant les dispositions du contrat de location relatives au déplacement des locataires, à la résiliation du contrat de location (vente de l’immeuble, indemnisations, etc.), et à son droit de sous-louer les locaux, entre autres choses, et généralement toute condition défavorable contenue dans le bail du propriétaire.

Aspects environnementaux :

La conformité environnementale est la plus récente considération influant sur l’utilisation optimale de locaux. Entre autres exemples de restrictions possibles, mentionnons les ordonnances relatives au bruit, l’application stricte de la réglementation antipollution et la gestion des matières dangereuses.

Compatibilité :

Un projet doit s’intégrer harmonieusement à l’environnement et au quartier. D’autres locataires peuvent par ailleurs bénéficier de clauses de non-concurrence susceptibles de restreindre les activités de la Société en tant que locataire. Les activités commerciales de la Société, sa mission opérationnelle et sa vision doivent être compatibles avec les nouveaux locaux, les activités des voisins et le propriétaire de l'immeuble et correspondre à l’image publique que la Société souhaite projeter.

Aspects concurrentiels :

Les locaux doivent répondre aux besoins commerciaux du groupe utilisateur et lui permettre d’atteindre ses objectifs de productivité à l’intérieur des paramètres et des budgets établis pour la location de locaux. La faisabilité à long terme demeure une préoccupation. La transaction doit donc s’intégrer harmonieusement à la stratégie à long terme de la Société.

Définitions

Location de locaux à des fins particulières de production

S’entend de la location, en vertu d'un bail ou d'un contrat, de locaux spécialisés ou non afin d’y mener des activités de production pour la radio ou la télévision (par exemple, les Jeux olympiques).

Location de locaux pour des événements spéciaux

S’entend de la location de locaux et d’équipement ou de la fourniture de services nécessaires à la tenue d’événements sociaux (réceptions, galas), d’événements médiatiques ou d’autres activités susceptibles de réunir un certain nombre de personnes (employés ou non de CBC/Radio-Canada) qui ne font pas partie des activités habituelles de la Société. Ces locations portent habituellement sur une période de moins d’une semaine.

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