Politique 2.11.4 : Location de locaux dans les cas où CBC/Radio-Canada est propriétaire

Entrée en vigueur : Le 9 novembre 2004
Responsabilité: Vice-président principal, Infrastructure et Services technologiques médias

ÉNONCÉ

Il incombe aux Services immobiliers de s’assurer que toutes les activités entourant la location de locaux dans les cas où CBC/Radio-Canada est propriétaire sont gérées d’une manière efficace et rentable et que l’exploitation des émissions, la production et toutes les autres composantes fonctionnelles disposent d’installations appropriées pour pouvoir remplir leurs objectifs le plus efficacement possible, conformément à leur mandat et aux lignes directrices institutionnelles. Il incombe plus particulièrement aux Services immobiliers :

  • de maximiser les flux de trésorerie générés par la location de locaux et d’en optimiser l’efficacité en respectant les normes établies du marché immobilier décrites à l’annexe E (les normes applicables à un propriétaire portent sur les aspects financiers, physiques, juridiques, environnementaux et concurrentiels de la transaction et sur sa compatibilité avec les activités de la Société);
  • d’uniformiser les activités de location et d’en rationaliser les procédures en s’assurant que les sommes obtenues correspondent au moins à la valeur marchande des locaux visés dans le cas des engagements à court, moyen ou long terme et que des locaux de la Société sont loués à des tiers uniquement lorsque la transaction respecte toutes les normes établies du marché immobilier et qu’il est clairement à l’avantage de la Société de les louer;
  • de s’assurer que tous les baux sont signés conformément aux politiques et directives institutionnelles, plus particulièrement celles mentionnées à la section « Références » de la présente politique;
  • d’établir des normes et des procédures relativement à la location de locaux à une tierce partie;
  • de veiller à ce que toutes les composantes et tous les groupes utilisateurs comprennent et suivent la présente politique de location.

Afin d’arriver à une certaine efficacité opérationnelle, les groupes utilisateurs et leurs gestionnaires doivent au minimum recourir aux Services immobiliers dans tous les cas décrits à l’annexe A afin de faire examiner, valider, autoriser et signer les transactions de location.

ANTÉCÉDENTS

Cette politique est entièrement nouvelle.

RÉFÉRENCES

Politiques institutionnelles :

PERSONNE RESPONSABLE DE L’INTERPRÉTATION ET DE L’APPLICATION

Pour toutes questions relatives à l’interprétation ou à l’application de la présente politique, s’adresser au vice-président principal, Infrastructure et Services technologiques médias.

SERVICE RESPONSABLE DE LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE PAGE WEB

Secrétariat général


LES PROCÉDURES ET LES LIGNES DIRECTRICES
ANNEXE A


Location de locaux à l’exclusion des locaux techniques loués à des fins particulières de production, pour des événements spéciaux et pour la transmission


Il existe au moins quatre situations où il est obligatoire de recourir aux Services immobiliers afin de s’assurer que les locaux sont utilisés au mieux et que les transactions effectuées sont conformes aux normes du marché applicables à un propriétaire. Ces quatre situations sont les suivantes :

  1. Un groupe utilisateur reçoit une demande de propositions (DP) portant sur des locaux précis appartenant à la Société.
  2. Un groupe utilisateur souhaite commercialiser (c’est-à-dire offrir en location) des locaux appartenant à la Société.
  3. Les Services immobiliers ou un groupe utilisateur a établi l’existence de locaux excédentaires qui pourraient générer des revenus.
  4. La date de renouvellement ou d’échéance du bail d’un locataire approche.

Dans les situations 1 et 2 ci-dessus, le groupe utilisateur doit faire parvenir au directeur, Développement stratégique et location, Services immobiliers, et également à SNC-Lavalin O&M, qui contribuerait aussi à la mise en marché des locaux, des détails sur les locaux en cause, notamment leur adresse exacte, leur emplacement et les numéros des bureaux qui pourraient être disponibles pour location ou sous-location (dans la situation 1, il faut aussi fournir la DP). Le groupe utilisateur doit aussi faire parvenir une copie des documents au vice-président responsable ou à son délégué.

Les Services immobiliers évaluent les locaux conformément aux normes établies du marché immobilier (aspects financiers, physiques, juridiques, environnementaux et concurrentiels, et compatibilité de l’utilisation proposée) tout en tenant compte de la stratégie globale d’utilisation des locaux de la Société. Les Services immobiliers remettent à titre d’information ses conclusions documentées à la personne désignée représentant le groupe utilisateur. Pour toutes les transactions immobilières, dès le début de l’initiative de location, une personne est désignée au sein de chaque groupe utilisateur afin de coordonner la planification de l’utilisation des locaux, les communications, le déménagement, etc., et pour approuver la transaction au nom du groupe utilisateur.

Si la commercialisation des locaux est la solution retenue, les Services immobiliers gèrent la formulation des propositions, l’embauche d’un courtier en immeubles, les négociations avec le courtier et les prospects éventuels ainsi que la rédaction de la lettre d’intention, de l’offre de location ou des documents de renouvellement ainsi que la signature comme telle d’un bail valide conforme aux normes décrites à l’annexe E. Les documents doivent être préparés ou vérifiés par le Service juridique de la Société. La lettre d’intention, l’offre de location, les documents de renouvellement et le bail doivent être approuvés par la Société, conformément à la politique institutionnelle 2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature et respecter pleinement le principe des deux signatures. Les approbations qui suivent sont notamment requises :

  • Valeur totale de la transaction inférieure à 1 million de dollars : approbation du directeur exécutif, Services immobiliers;
  • Valeur totale inférieure à 4 millions de dollars : approbation du président, Services immobiliers;
  • Valeur totale égale ou supérieure à 4 millions de dollars : approbation écrite du Conseil d’administration et du gouverneur en conseil;
  • Tous les baux, à l’exception de ceux renouvelés automatiquement aux mêmes conditions ou dont le loyer est simplement ajusté en fonction de l’IPC, doivent être examinés conformément à la politique institutionnelle 2.9.3 - Délégation du pouvoir de signature et aux règles du Conseil du Trésor.
  • Toutes les transactions de location sont consignées dans une base de données immobilières afin d’assurer une gestion efficace des baux et de garantir le respect de toutes les obligations afférentes. Sur le plan stratégique, et afin de disposer de tous les éléments d’information nécessaires à l’administration efficace du parc immobilier, il est essentiel que toutes les transactions immobilières et l’information pertinente soient centralisées aux Services immobiliers.


Une copie du bail original est également acheminée au Service national des finances et de l’administration par les Services immobiliers afin de permettre une centralisation additionnelle des registres.

La consignation des revenus se fait conformément aux lignes directrices établies et/ou approuvées par le Service national des finances et de l’administration.

La vérification du dossier de crédit des nouveaux locataires est effectuée par le Service national des finances et de l’administration et le rapport est ensuite remis aux Services immobiliers.


ANNEXE B

Location de locaux : techniques à des fins particulières de production


Tout accord lié à la location de locaux techniques à des tierces parties à des fins particulières de production est traité et géré directement par les instances compétentes de la Radio ou de la Télévision. Toutefois, les Services immobiliers met ses services à la disposition des différents groupes utilisateurs, le cas échéant.



ANNEXE C

Événements spéciaux

Un groupe utilisateur peut chercher à conclure et signer des contrats de location avec des tiers pour la tenue d’événements spéciaux dans l’un des immeubles du parc immobilier de CBC/Radio-Canada. Il incombe alors au groupe utilisateur organisant cet événement spécial d’en informer les autres groupes afin d’éviter les conflits avec d’autres activités qui pourraient être prévues dans les mêmes locaux.

Si l’événement spécial est le premier du genre à être organisé dans un lieu donné, le groupe utilisateur doit fournir aux Services immobiliers de l’information concernant l’aménagement des locaux, l’équipement et le mobilier qui y seront installés et le nombre de personnes qui seront présentes. Les Services immobiliers doivent s’assurer que toutes les règles de sécurité et les exigences des codes du bâtiment sont respectées.

Le groupe utilisateur qui loue des locaux à des tiers pour la tenue d’un événement spécial doit s’assurer que la transaction est documentée par une convention, un contrat ou un bail approprié et que ce document juridique comprend des clauses relativement aux assurances, à la non-responsabilité de la Société, aux indemnités éventuelles à verser, à la résiliation (motivée, défaut de paiement), aux tarifs des heures supplémentaires, à la réparation des dommages causés à la propriété et à la procédure de remise en état des lieux.



ANNEXE D

Locaux utilisés à des fins de transmission


Tout accord lié à la location à un tiers de locaux à des fins de transmission sera initié, traité et géré directement par le groupe relevant du chef de la direction technologique (CDT), à la condition que les locaux se trouvent dans un immeuble de transmission indépendant et que les activités n’aient pas de répercussions sur le travail de bureau ou de production.

Si un tiers souhaite installer du matériel de transmission dans des locaux loués à CBC/Radio-Canada et gérés par les Services immobiliers, cette dernière doit communiquer avec le groupe relevant du CDT pour s’assurer que le matériel à installer est adéquat, en bon état de marche, et qu’il ne gênera pas les activités de CBC/Radio-Canada.


ANNEXE E

Lignes directrices et procédures générales


Approbations

Toutes les transactions de location de locaux, à l’exclusion de celles portant sur des locaux loués à des fins particulières de production, des locaux servant à des événements spéciaux ou des locaux utilisés à des fins de transmission (comme il est mentionné précédemment), sont approuvées et autorisées par les Services immobiliers conformément aux dispositions de la présente politique.

Toutes les transactions de location, y compris la location de locaux techniques à des fins particulières de production, de locaux servant à des événements spéciaux ou de locaux utilisés à des fins de transmission, sont assujetties aux politiques institutionnelles pertinentes, notamment à la politique institutionnelle 2.9.3 – Délégation du pouvoir de signature. De plus, une copie du bail original ou du contrat de location est également acheminée au Service national des finances et de l’administration.

Financement

Les revenus générés par la location de locaux à des tiers, sauf la location de locaux techniques à des fins particulières de production, de locaux servant à des événements spéciaux ou de locaux utilisés à des fins de transmission, sont perçus par les Services immobiliers dans le cadre du processus de gestion des baux. Ces revenus seront crédités dans la réserve de la Société. Les revenus générés par la location, en vertu d'un bail ou d'un contrat, de locaux techniques, de locaux pour la tenue d’événements spéciaux ou de locaux utilisés à des fins de transmission sont perçus par la Radio, la Télévision ou tout autre groupe utilisateur qui est à la source de cette transaction. Tous les revenus perçus par les Services immobiliers, la Radio et la Télévision seront remis immédiatement au service des Finances et de l’Administration qui se chargera de les déposer. Ces groupes utilisateurs assument la responsabilité pour toutes les dépenses additionnelles liées à ces transactions (ajout de personnel de sécurité, augmentation des coûts d’énergie, construction accessoire, etc.) et absorberont ces coûts additionnels ou transféreront aux Services immobiliers des budgets suffisants pour les couvrir.

Il incombe au groupe utilisateur de financer les frais liés aux études qu’il a commandées, même si le projet n’est pas approuvé et ne peut aller de l’avant. S’il faut embaucher des experts-conseils de l’extérieur pour procéder à des études ou à des analyses, les Services immobiliers seront responsables de négocier le contrat de l’expert-conseil de l’extérieur et informeront préalablement le groupe utilisateur des sommes qu’il devra engager et elle obtiendra l’approbation du groupe utilisateur avant d’engager la dépense.


NORMES DU MARCHÉ IMMOBILIER APPLICABLES À UN PROPRIÉTAIRE

Aspects financiers :

La valeur véritable d’un bien immobilier est fondée sur la perception qu’a le marché de son utilisation la plus appropriée, la plus probable et la plus rentable. L’utilisation optimale d’un local est celle qui génère le rendement le plus élevé. Le rendement peut être mesuré en fonction du taux de rendement interne, de la valeur actualisée nette (VAN), du taux de location effectif net et en comparaison avec d’autres transactions similaires sur le marché. La solvabilité du locataire est également étudiée de près.

Aspects physiques :

L’utilisation optimale estimée doit être physiquement plausible. Il faut réunir suffisamment de données sur les restrictions applicables et sur l’état physique des lieux pour être en mesure d’en établir par une analyse le caractère approprié sur le plan physique, compte tenu de l’utilisation qu’on se propose d’en faire.

Aspects juridiques :

Certaines restrictions juridiques peuvent s’appliquer à un bien immobilier, empêchant ou limitant les améliorations qui répondraient aux exigences d’un nouveau locataire. Ces restrictions peuvent notamment émaner des règlements de zonage ou des codes du bâtiment. L’évaluation de la transaction doit également tenir compte de questions juridiques comme, sans toutefois s’y restreindre, l’existence possible d’un droit de préemption ou d’une option sur les locaux, ou encore de clauses de déplacement des locataires que la Société peut exiger afin de tenir compte de ses éventuels besoins d’expansion. La Société doit protéger ses intérêts en étudiant les dispositions régissant la résiliation du contrat de location (vente de l’immeuble, clauses de non indemnisation ou de compensation, etc.), le droit du locataire de sous-louer les locaux, entre autres choses, et généralement toute condition favorable contenue dans tout bail standard du propriétaire.

Aspects environnementaux :

La conformité environnementale est la plus récente considération influant sur l’utilisation optimale de locaux. Entre autres exemples de restrictions possibles, mentionnons les ordonnances relatives au bruit, l’application stricte de la réglementation antipollution et la gestion des matières dangereuses.

Compatibilité :

Un projet doit s’intégrer harmonieusement à l’environnement et au quartier. D’autres locataires peuvent par ailleurs bénéficier de clauses de non-concurrence qui interdisent certaines activités ou qui empêchent de louer à certains locataires. Les activités commerciales du locataire doivent aussi être compatibles avec la mission opérationnelle de CBC/Radio-Canada et avec sa vision, et ne pas nuire à son image publique. Toutes les transactions doivent engendrer un avantage évident pour la Société et être coordonnées avec les composantes médias et les autres groupes utilisateurs susceptibles d’être touchés par celles-ci.


Aspects concurrentiels :

Le projet doit être concurrentiel. Si un projet n’est pas concurrentiel sur son marché, l’utilisation qu’on se propose de faire des locaux n’est pas optimale. L’admissibilité du nouveau locataire doit aussi être reconnue par la Société; il faut notamment s’assurer de la faisabilité à long terme de son projet et de sa capacité de payer le loyer.

Définitions

Location de locaux techniques à des fins particulières de production

Désigne la location, en vertu d'un bail ou d'un contrat, de locaux spécialisés pour des activités de production de radio ou de télévision (par exemple, les Jeux olympiques). Les locaux techniques doivent être entièrement fonctionnels pour être considérés comme tels. Les locaux techniques non fonctionnels sont considérés comme des bureaux ou comme des locaux à usage général, et pour louer ces locaux à des tiers, il faut recourir aux Services immobiliers. Les salles de maquillage, les salles de répétition et les salles de réunion de production attenantes aux locaux techniques peuvent être louées simultanément aux locaux techniques sans intervention des Services immobiliers.

Location pour des événements spéciaux

S’entend de la location de locaux et d’équipement ou de la fourniture de services nécessaires à la tenue d’événements sociaux (réceptions, galas), d’événements médiatiques ou d’autres activités susceptibles de réunir un certain nombre de personnes (employés ou non de CBC/Radio-Canada) qui ne font pas partie des activités habituelles de la Société. Ces locations portent habituellement sur une période de moins d’une semaine.

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